Digitale algemene vergadering in de wet verankerd

Eerder schreven wij over de Tijdelijke Wet COVID-19 die het tijdens de coronaperiode mogelijk maakte om de algemene vergadering online plaats te vinden. Dit was een uitzondering op het vereiste dat de algemene vergadering fysiek (of gedeeltelijk fysiek) plaatsvindt. Dit gebeurde tenzij alle vergadergerechtigden instemden dat de algemene vergadering digitaal werd gehouden. Ondertussen is er een nieuw wetsvoorstel ingediend voor de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen. Hierin wordt wettelijk vastgelegd dat de algemene vergadering besloten vennootschappen (B.V.), naamloze vennootschappen (N.V.), verenigingen en coöperaties, geheel digitaal mag worden gehouden.

Waar moet je opletten?

Voorwaarden zijn dat voldoende leden of aandeelhouders het hier mee eens zijn. Zij dienen goed geïnformeerd te worden over de toegang tot een digitale vergadering, identificatie en stemming dient ook digitaal mogelijk te worden gemaakt door de rechtspersoon die de vergadering organiseert. Het wetsvoorstel maakt het tevens mogelijk om de oproepingen voor de vergadering per mail te verzenden.

Let op dat er buiten aandeelhouders ook andere ‘vergadergerechtigden’ kunnen zijn. Denk hierbij aan certificaathouders met vergaderrecht of pandhouders met stemrecht.

Het is nog niet duidelijk hoe de formerende partijen aankijken tegen dit voorstel. Ondanks dat lijkt het streven te zijn dat deze wet per 1 januari 2025 actief zal zijn.

Statuten

De wetgever heeft gekozen voor de bewoordingen “tenzij de statuten anders bepalen” omdat dit het beste past in het systeem van de wet. Uit de statutaire bepaling zelf moet voldoende duidelijk blijken dat er wordt afgeweken van de wettelijk gecreëerde mogelijkheid om bij machtiging, een vergadering langs uitsluitend elektronisch weg bijeen te roepen. Denk aan het verwijzen naar de wettelijke terminologie van het uitsluitend of tevens langs elektronische weg vergaderen. Of aan termen als “De algemene ledenvergadering vindt uitsluitend langs fysieke weg plaats” . Of “Er zal op geen enkele wijze een vergadering langs elektronische weg plaatsvinden”. Een impliciete afwijking, zoals alleen een statutaire regeling met betrekking tot fysiek vergaderen of een statutaire regeling die de fysieke plaats van vergadering aanwijst, is niet een ‘andere bepaling’, zoals hiervoor bedoeld.

Schrijven de statuten van uw vennootschap voldoende duidelijk voor dat de algemene vergadering slechts fysiek kan plaatsvinden? En wilt u toch gebruik wilt maken van de mogelijkheid om digitaal de algemene vergadering te houden? U zult de statuten van de vennootschap dan moeten wijzigen. Hiervoor is een besluit van de algemene vergadering vereist en de statuten dienen bij notariële akte te worden gewijzigd.

Besluitvorming buiten vergadering

Tot slot wijzen wij nog op de reeds in de wet verankerde mogelijkheid van besluitvorming buiten vergadering. Dit betekent dat de besluitvorming van aandeelhouders op andere wijze plaats kan vinden dan in een vergadering als:

1. alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd;
2. de stemmen schriftelijk zijn uitgebracht of vastgelegd en;
3. de bestuurders en commissarissen van de vennootschap voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen.

Hierdoor is het bijvoorbeeld al mogelijk om op korte termijn besluiten te nemen zonder een vergadering bijeen te roepen. In de praktijk wordt hier veelvuldig gebruik van gemaakt door bijvoorbeeld het rondsturen van een aandeelhoudersbesluit welke door alle aandeelhouders wordt ondertekend.

Slot

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan gerust contact op met een van onze specialisten via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek. Wij denken graag met u mee.