Jaarrekening: Termijnen voor opmaak, vaststelling en deponering

Een besloten vennootschap (bv) met beperkte aansprakelijkheid moet elk boekjaar een jaarrekening opmaken, vaststellen en deponeren in het handelsregister. Alle partijen die informatie willen over de financiële gezondheid van een bv beschouwen jaarrekeningen als zeer belangrijke documenten. Zo kan de jaarrekening bijvoorbeeld belangrijk zijn voor crediteuren om te onderzoeken of een bv wel in staat is verschillende goederen af te nemen. Omdat derde partijen zoveel waarde kunnen hechten aan deze informatie, heeft elke bv de zogenaamde deponerings- en publicatieplicht. In dit artikel leest u de plichten van de bv met betrekking tot de jaarrekening.

Wettelijke verplichtingen

Een bv heeft verschillende wettelijke verplichtingen. Hieronder zijn de belangrijkste met betrekking tot de jaarrekening opgesomd.

(a) Opmaken jaarrekening

Opmaken jaarrekening Op grond van artikel 2:210 van het Burgerlijk Wetboek (“BW”) dient een bv binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken;
(i)  Een boekjaar kán (en zal vaak) gelijk zijn aan het kalenderjaar, maar hier kan in de statuten van worden afgeweken. Hoe dan ook blijft dezelfde termijn van vijf maanden gelden.
(ii) De algemene vergadering kan deze termijn met ten hoogste vijf maanden verlengen.

(b) Vaststellen jaarrekening

Er bestaat geen wettelijke bepaling die voorschrijft dat de algemene vergadering de jaarrekening binnen een bepaalde termijn moet vaststellen. Artikel 2:394 lid 2 BW vereist dat de jaarrekening binnen twee maanden na het opmaken ervan openbaar gemaakt wordt. Op de gedeponeerde jaarrekening wordt dan vermeld dat zij niet is vastgesteld. Het gevolg van het niet vaststellen is dat er geen winstuitkering aan de aandeelhouder(s) is toegestaan (conform artikel 2:216 BW). Het is daarom aan te raden om de jaarrekening binnen twee maanden na het opmaken daarvan te openbaren.

(c) Openbaarmaking jaarrekening

Volgens artikel 2:394 lid 1 BW moet men de jaarrekening binnen 8 dagen na vaststelling openbaar maken, maar uiterlijk binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar (artikel 2:394 lid 3 BW).

De openbaarmaking vindt plaats door deponering van de vastgestelde jaarrekening in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
(i)  Een bv kan ook een niet vastgestelde jaarrekening deponeren in het handelsregister om aan de termijn te voldoen.
(i)  In beginsel moet een bv de jaarrekening binnen de eerdergenoemde termijnen opmaken, vaststellen en openbaar maken. Wanneer het bestuur zich niet houdt aan eerdergenoemde termijnen kan de algemene vergadering een bestuurder bijvoorbeeld ontslaan of schorsen om af te dwingen dat aan de verplichtingen wordt voldaan. De termijn van 12 maanden is de uiterste termijn voor de openbaarmaking van de jaarrekening. Wanneer een bv hier niet aan voldoet, zullen de negatieve gevolgen welke onder het volgende kopje worden uiteengezet van toepassing worden.

De termijnen zijn dus: als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan valt de uiterste datum voor deponering op 8 augustus (vijf maanden plus twee maanden plus acht dagen). In het geval van maximale uitstel van vijf maanden zou dit 31 december zijn (vijf maanden plus nog eens vijf maanden plus twee maanden).

Conform artikel 2:403 BW is het mogelijk dat een tot een groep behorende rechtspersoon wordt vrijgesteld van de verplichting om de jaarrekening te publiceren. In dat geval zal de moedervennootschap een zogenoemde geconsolideerde jaarrekening deponeren.

Gevolgen niet nakoming verplichtingen

Het niet nakomen van de verplichting tot openbaarmaking van de jaarrekening kan verschillende vergaande gevolgen hebben. Het belangrijkste is dat het niet of niet op tijd (uiterlijk binnen 12 maanden na aflopen van het boekjaar) deponeren van de jaarrekening een wettelijk vermoeden met zich meebrengt jegens de bestuurders: als het bestuur niet aan deze verplichting heeft voldaan, vermoeden partijen op voorhand dat het haar taak onbehoorlijk heeft vervuld wanneer de bv failliet gaat. Het (al dan niet gematigde) boedeltekort in het faillissement kan de bestuurders makkelijker aansprakelijk stellen en zij moeten zich dus expliciet verweren tegen dit vermoeden.

Een lichtpunt hierbij is dat wanneer de openbaarmaking een korte tijd (bijvoorbeeld een aantal dagen) na de uiterste termijn te laat geschiedt, dit een onbelangrijk verzuim is.

Daarnaast wordt het niet of niet tijdig voldoen aan de publicatieplicht beschouwd als een economisch delict. Als gevolg hiervan legt men een aanzienlijke boete op, waarvan het maximumbedrag € 22.500 bedraagt.

Conclusie

Het is belangrijk dat bestuurders bewust zijn van hun verplichtingen met betrekking tot het opmaken, vaststellen (door de algemene vergadering) en de openbaarmaking, de jaarrekening, omdat het mogelijk vergaande nadelige gevolgen voor hen kan hebben. Het wettelijke vermoeden van onbehoorlijk bestuur in faillissement is hier de belangrijkste van. De bestuurders kunnen door het wettelijk vermoeden van onbehoorlijk bestuur makkelijker aansprakelijk worden gesteld voor het gehele boedeltekort wanneer. Ook kan dit de bv zelf schaden, omdat derde partijen hierdoor kunnen afzien van een samenwerking.

Vragen?

Heeft u vragen? Contact dan een van onze advocaten via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek. Wij denken graag met u mee.