Home » Expertise » Arbeidsrecht » Officiële waarschuwing

Officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing wordt door een werkgever aan een werknemer gegeven wanneer een bedrijfsregel wordt overschreden. Echter blijkt dat de regels waarop de waarschuwing is gebaseerd vaak niet zijn vastgelegd of dat de regels moeilijk vast te leggen zijn. Wanneer geeft een werkgever een werknemer een officiële waarschuwing en wat zijn de regels omtrent deze waarschuwing?

Regelgeving rond officiële waarschuwingen

Er zijn niet veel regels omtrent een officiële waarschuwing. De voornaamste regel is dat de waarschuwing schriftelijk moet zijn vastgelegd, inclusief de reden van de waarschuwing. Wanneer de werknemer de schriftelijke waarschuwing getekend heeft, kan deze in het dossier van de werknemer worden opgenomen. Ook kan een werkgever vastleggen wat de consequenties zijn wanneer de werknemer, na een waarschuwing, zich niet aan de afgesproken regels houdt.

Er zijn geen regels verbonden aan een geldige periode. Mocht een werkgever dit willen, dan kan deze periode wel schriftelijk vastgelegd worden. Redelijkerwijs kan een officiële berisping minder belangrijk worden wanneer een werknemer lange tijd geen regels overschrijdt.

Zet gemaakte afspraken zwart op wit

Het is verstandig om bij voorbaat zoveel mogelijk afspraken met betrekking tot de huisregels en procedures zwart op wit te zetten. Wanneer er dan een situatie ontstaat waarbij een regel of grens wordt overschreden kan de werkgever de werknemer wijzen op deze afspraken; een ‘gewone’ waarschuwing. Houdt de werknemer zich hier dan alsnog niet aan, dan kan de werknemer een officiële waarschuwing krijgen.

Wanneer geeft u een officiële waarschuwing?

U kunt ervoor kiezen een officiële waarschuwing te geven;

– wanneer de werknemer zijn/haar functie niet goed uitvoert;
– wanneer de werknemer de afspraken, huisregels of gebruikelijke procedures niet naleeft;
– wanneer de werknemer zich niet houdt aan afgesproken werktijden;
– wanneer de werknemer ongeoorloofd verlof neemt;
– wanneer de werknemer niet correct met collega’s omgaat;
– wanneer de werknemer ergerlijke taal gebruikt;
– wanneer de werknemer een onterechte ziekmelding doet;
– wanneer de werknemer vervelend gedrag vertoont of zich schuldig maakt aan ongewenst gedrag op de werkvloer.

Bovenstaande gebeurtenissen kunnen elkaar overlappen. Hoe meer een werkgever vastlegt in de arbeidsovereenkomst, hoe meer vermeden worden. Dit kost natuurlijk tijd en sommige zaken lijken overbodig om op te nemen. Maar wanneer een vervelende situatie zich dan eens voordoet, kan dit de werkgever veel kosten voor een procedure schelen.

Rechtsgeldigheid

Hoewel er weinig regelgeving is vastgelegd met betrekking tot officiële waarschuwingen, dient een werkgever bij het uitdelen van een waarschuwing wel aan een aantal verplichtingen te voldoen. Wanneer is een officiële waarschuwing rechtsgeldig? De waarschuwing, in de vorm van een officiële waarschuwingsbrief, dient allereerst zorgvuldig te zijn opgesteld. In de brief moet onder meer beschreven staan:

• De betreffende overtreding of het gemaakte verwijt aan de werknemer
• Eerdere waarschuwingen of klachten aan het adres van de werknemer
• De reactie van de werknemer (wederhoor)
• Een verwijzing naar de geldende regels
• De sanctie die staat op herhaling van de overtreding

De juridische geldigheid van een officiële waarschuwingsbrief wordt beperkt wanneer een ontvangstbevestiging, leesbevestiging of akkoordverklaring ontbreken.

Wat zijn de gevolgen?

Een officiële waarschuwing kan de aanzet zijn voor verdere maatregelen. Denk hierbij aan het schorsen van de werknemer. Voor een ontslag is één officiële waarschuwing doorgaans onvoldoende. Meerdere officiële waarschuwingen en disciplinaire maatregelen bieden wel grond voor ontslag.

Let wel: er is geen wettelijk aantal voorgeschreven officiële waarschuwingen welke een werkgever mag doen besluiten over te gaan tot ontslag. Wel spelen de zwaarte van de overtreding of overtredingen een rol in deze besluitvorming. Een werkgever kan door de werknemer in een aangetekende brief te laten weten dat het een laatste officiële waarschuwing betreft en dat bij een vergelijkbare misdraging overgegaan wordt tot ontslag. Hiermee creëert de werkgever een duidelijke basis, die grond kan zijn voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Bezwaar werknemer

Een werknemer die het niet eens is met de officiële waarschuwing kan hierop reageren. Doorgaans wordt deze reactie per aangetekende post of per mail verstuurd. Hierdoor heeft een werknemer schriftelijk bewijs waarmee aangetoond kan worden dat hij of zij bezwaar heeft gemaakt tegen de waarschuwing en voorkomt de werknemer een eenzijdig negatief personeelsdossier. In het geval een werknemer een officiële waarschuwing krijgt, bevat het bezwaar over het algemeen:

• Een reactie waarin de werknemer aangeeft het niet eens te zijn met de waarschuwing
• De lezing van de feiten en omstandigheden vanuit het perspectief van de werknemer
• Een verzoek tot intrekking van de waarschuwing
• Een verzoek om de reactie van de werknemer op te nemen in het personeelsdossier

Hoe lang is een waarschuwing van kracht?

Er bestaat geen vaste termijn voor de geldigheidsduur van een officiële waarschuwing. In de praktijk wordt de ernst van de overtreding na verloop van tijd ‘afgezwakt’, zeker wanneer geen nieuwe overtredingen plaatsvinden. Wel kan een werkgever, wanneer sprake is van een zware overtreding, de geldigheidsduur schriftelijk vastleggen evenals de consequenties die verbonden zijn aan een nieuwe (vergelijkbare) overtreding of een volgend incident binnen de looptijd van de waarschuwing. Als de termijn van de waarschuwing verstreken is, mag aangenomen worden dat de waarschuwing minder krachtig is.

Denk goed na voordat u een waarschuwing geeft

Hoe meer u noteert, des te sterker u staat. Vooral wanneer een situatie uitloopt op een non-actiefstelling, schorsing, ontslag of tot een procedure. Wordt het besluit door de werknemer aangevochten? De omstandigheden van een situatie worden door een rechter altijd nauw bekeken. Het spreekt dan ook voor zich dat het belangrijk is dat feiten kloppen. Dit is ook het geval bij het op staande voet ontslaan van een werknemer.

Wij adviseren u in veel gevallen goed na te denken of u besluit een officiële waarschuwing te geven of over te gaan tot ontslag op staande voet. Een officiële waarschuwing is in de meeste gevallen minder risicovol voor u als werkgever en kan een ontslag in de toekomst ondersteunen. Heeft u vragen of wilt u advies inwinnen? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze in arbeidsrecht gespecialiseerde advocaten.

« Terug naar arbeidsrecht
Stuur ons een bericht

Voor verdere vragen kunt u het formulier hieronder gebruiken. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.