27 maart 2022: uiterste registratiedatum voor de UBO van uw onderneming

Uiterlijk 27 maart 2022 moet de registratie van een Ultimate Beneficial Owner, oftewel UBO, compleet zijn bij de Kamer van Koophandel in het UBO-register. Met nog iets meer dan een maand te gaan, is dit een goed moment om even bij deze registratie stil te staan.

Wat zijn UBO’s eigenlijk?

Een Ultimate Beneficial Owner is een belanghebbende van een organisatie, bijvoorbeeld iemand die beschikt over vijfentwintig procent van de aandelen van een besloten vennootschap, een eigendomsbelang heeft van meer dan vijfentwintig procent in een vof, en/of over meer dan vijfentwintig procent van het stemrecht beschikt bij een statutenwijziging binnen een stichting.
Iedere organisatie heeft tenminste één UBO, wie dit is/zijn dient u zelf te bepalen. U vindt hier meer informatie over op de website van de Kamer van Koophandel.
[meer info via de link onder punt 1 op de website van de kvk]

Moeten (alle) UBO’s worden ingeschreven?

Het UBO register bestaat al vanaf 27 september 2020. De registratie van UBO’s in het UBO-register, dient echter uiterlijk 27 maart 2022 compleet te zijn. Wanneer een registratie mist van één of meerdere UBO’s terwijl dit wel vereist is, zal er door het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst gehandhaafd worden. Daarmee riskeren ondernemingen een boete of een taakstraf.

Toch zijn niet alle organisaties verplicht om de UBO’s in te schrijven. De organisaties die wél een inschrijfverplichting hebben zijn:

• Besloten- en naamloze vennootschappen die niet beursgenoteerd zijn;
• Coöperaties;
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden met een statutaire zetel in Nederland (EESV);
• Europese naamloze vennootschappen (SE);
• Onderlinge waarborgmaatschappijen;
• Persoonvennootschappen;
• Rederijen;
• Stichtingen; en
• Verenigingen (zowel met volledige rechtsbevoegdheid als met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming).

Ook voor kerkgenootschappen geldt een verplichte UBO-registratie, echter is nog niet bekend wanneer dit mogelijk zal zijn.

• De organisatie waarvoor géén verplichte UBO-registratie geldt zijn:
• Buitenlandse vennootschappen met een vestiging in Nederland;
• Beursgenoteerde besloten- en naamloze vennootschappen;
• Eenmanszaken;
• Overige privaatrechtelijke rechtspersonen zoals historische rechtspersonen;
• Publiekrechte rechtspersonen;
• Rechtspersonen in oprichting;
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid en géén onderneming drijven;
• Vereniging van eigenaars; en
• Zuivere (100%) dochterondernemingen van beursgenoteerde vennootschappen.

Hoe moeten UBO’s worden ingeschreven?

Bestaande organisaties kunnen gebruik maken van het ‘online UBO-opgave’-formulier van de Kamer van Koophandel.
Startende organisaties kunnen de UBO’s tijdens de inschrijving bij de Kamer van Koophandel registeren aan de balie. Ook kunnen startende organisaties ervoor kiezen om dit bij de notaris te doen. Echter in beide gevallen dient er gebruik te worden gemaakt van de UBO-formulieren van de Kamer van Koophandel.

Welke documenten nodig zijn bij de registratie van de UBO’s verschilt per organisatie. U vindt hier meer informatie over op de website van de Kamer van Koophandel.
[links onder punt 3 op de website van de kvk]

Waarom bestaat het UBO-register?

Het UBO-register heeft als doel het voorkomen van witwaspraktijken en terrorismefinanciering middels het Nederlandse financiële stelsel. Daardoor wordt het lastiger om financieel-economische criminaliteit te verbergen middels Nederlandse organisaties. Ook biedt dit openbare register de mogelijkheid om beter geïnformeerd een besluit te nemen over met wie u zaken doet.

Wie kan het UBO-register inzien?

Slechts een gedeelte van de UBO-registratie wordt openbaar gemaakt vanwege de geldende AVG-richtlijnen. De gegevens die beschikbaar zijn voor inzage betreffen de voor- en achternaam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en het belang binnen de organisatie.

Meer over ondernemingsrecht weten?

Bij Fruytier Lawyers in Business zijn wij in het ondernemingsrecht gespecialiseerd. Wilt u meer weten over de registratie van een of meerdere UBO’s dan kunt u contact met ons opnemen.