Thuiswerken, de juridische voor en nadelen

In onze huidige maatschappij waarin flexibele dienstverlening heel belangrijk is en veel bedrijven ‘het nieuwe werken’ hebben ingevoerd, kan thuiswerken voor zowel de werkgever als voor de werknemer gunstig zijn.

Het biedt voordelen op het gebied van flexibiliteit, productiviteit en kostenbesparing. Maar minder persoonlijk contact kan er ook toe leiden dat medewerkers zich minder betrokken voelen bij het bedrijf.

Voordelen

Flexibiliteit en productiviteit
Thuiswerkers zijn flexibeler, omdat zij geen rekening hoeven te houden met de werktijden binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen zij werk en privé beter op elkaar afstemmen, hun tijd efficiënter en effectiever benutten en werken op de momenten dat zij het meest productief zijn. Dit leidt tot een hogere productiviteit, minder behoefte aan bijzonder verlof en minder ziekteverzuim.

Kostenbesparing
De thuiswerker heeft geen of – bij deeltijdthuiswerk – minder reistijd en reiskosten. Ook kan de werkgever besparen op kantoorruimte en kantoorvoorzieningen. Uiteraard staan er kosten tegenover om het thuiswerken mogelijk te maken, zoals de inrichting van de thuiswerkplek en de aanschaf van een laptop en overige communicatiemiddelen. Voor dergelijke investeringen bestaan echter fiscaal aantrekkelijke regelingen.

Re-integratie
(Gedeeltelijk) arbeidsongeschikten kunnen dankzij thuiswerken vaak makkelijker hun werk (blijven) doen. Het woon-werkvervoer is bijvoorbeeld geen probleem meer.

Nadelen

Minder persoonlijk contact
Dit wordt vaak gezien als het belangrijkste nadeel van thuiswerken. Het kan ertoe leiden dat werknemers zich minder betrokken voelen bij het bedrijf en daardoor minder gemotiveerd zijn. Thuiswerkers zelf missen vaak het contact met de collega’s en zijn soms bang dat zij bij promoties overgeslagen zullen worden. Dit is eenvoudig te ondervangen door ervoor te zorgen dat iedereen elkaar regelmatig ziet. Stel bijvoorbeeld zogenaamde ‘kantoordagen’ in, dagen waarop iedereen binnen het team of afdeling verplicht op kantoor moet zijn en zorg voor regelmatige informele ‘fysieke’ ontmoetingsmomenten (borrel, etentje etc).

Scheiding werk en privé
Thuiswerken verkleint de scheidslijn tussen werk en privé. Niet alle werknemers kunnen hiermee omgaan. Dit is en blijft een belangrijk aandachtspunt voor de leidinggevende die de thuiswerker aanstuurt. Ook moet goed in de gaten gehouden worden of de werknemer niet overcompenseert en structureel overwerkt. Thuiswerken vergt een mentaliteitsverandering en veel werknemers ervaren dat zij niet ‘kunnen stoppen’ met werken en overcompenseren om te laten zien dat ze thuis echt hard aan het werk zijn. Het is daarom van belang dat de leidinggevende regelmatig met de medewerker (in een persoonlijk gesprek) het thuiswerken evalueert.

Beoordeling prestaties
De thuiswerker kan (anders dan de traditionele kantoorwerker) niet op aanwezigheid beoordeeld worden. Beoordeling moet plaatsvinden op basis van zijn prestaties (output). Het is daarom van belang om met de thuiswerker duidelijke resultaatsafspraken te maken. Het verdient aanbeveling om daarbij niet alleen aandacht te besteden aan individuele doelstellingen, maar ook aan doelstellingen op team-, afdelings- en eventueel organisatieniveau. Dit voorkomt dat thuiswerkers geïsoleerd raken en stimuleert de samenwerking met collega’s.

Andere manier van leidinggeven
Het aansturen van thuiswerkers vergt een andere stijl van leidinggeven dan het aansturen van de traditionele kantoorwerker, omdat de leidinggevende de thuiswerker minder ‘ziet’ en de contacten regelmatig via de mail verlopen. De leidinggevende moet erop vertrouwen dat de thuiswerker zich naar beste kunnen inspant en vooral niet per mail of telefonisch controleren of de werknemer wel echt aan het werk is (tenzij er natuurlijk concrete aanwijzingen zijn dat er iets mis is, bijvoorbeeld als de thuiswerker zijn targets niet haalt). In plaats daarvan moet de thuiswerker zo goed mogelijk gefaciliteerd worden zodat hij zijn doelstellingen kan halen. Vergeet ook niet dat communiceren op afstand andere omgangsvormen vereist dan een persoonlijk gesprek. In ieder geval zouden alle onderwerpen waarin het functioneren van de werknemer aan de orde komt (zoals een beoordeling of evaluatie) in een persoonlijk gesprek besproken moeten worden.

Voor wie?
Niet iedere functie is geschikt voor thuiswerken. Functies waarbij persoonlijk contact met collega’s belangrijk is komen hiervoor minder snel in aanmerking. Zeer geschikt voor thuiswerken zijn de functies die zijn gericht op informatieverwerking. Deze werkzaamheden hebben bovendien als voordeel dat de resultaten van de medewerker gemakkelijk meetbaar zijn. Hoewel niet iedere functie geschikt is voor thuiswerken, zouden bepaalde werkzaamheden die deel uitmaken van de functie thuis gedaan kunnen worden. Denk hierbij aan administratieve werkzaamheden.Niet iedere werknemer is qua persoonlijkheid even geschikt voor thuiswerken. Thuiswerken vereist de nodige zelfdiscipline en zelfstandigheid. Om die reden is het zinvol om, vóórdat een werknemer gaat thuiswerken, af te spreken dat de werkgever de nieuwe manier van werken kan terugdraaien zodra de prestaties van de werknemer teruglopen of als de direct leidinggevende minder tevreden is over zijn functioneren.

Thuiswerk‘contract’
Als de werkgever thuiswerken mogelijk wil maken, is het raadzaam om een thuiswerkregeling op te stellen. De thuiswerkregeling kunt u opnemen in een personeelsreglement / personeelshandboek. Als een werknemer gebruik wil maken van de thuiswerkregeling, is het verstandig om een individuele thuiswerkovereenkomst op te stellen, waarin u alle afspraken op papier zet.

Arbeidsomstandigheden
De werkgever is op grond van de wet verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek en materialen waarmee hij arbeid laat verrichten (artikel 7:658 BW). De werkgever is aansprakelijk voor de schade die de werknemer eventueel lijdt in de uitoefening van zijn werk, als deze schade het gevolg is van de werkzaamheden. Dit geldt zowel voor schade als gevolg van fysieke, als wel van psychische klachten. Zo moet de werkgever zich aan de Arbowetgeving houden. Een thuiswerkplek moet volgens ergonomische beginselen worden ingericht, tenzij dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden verwacht. De werkgever kan slechts ontsnappen aan aansprakelijkheid als hij kan aantonen dat hij zijn verplichtingen is nagekomen of als de opgelopen schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer.

Intrekken thuiswerkregeling

De rechtbank Haarlem heeft in een uitspraak in 2007 (Rechtbank Haarlem, 30 maart 2007, LJN:BA2064) geoordeeld dat dit niet mocht. Een uitgeverij had het thuiswerken plotseling afgeschaft om ‘de teamgeest te bevorderen’. Een werknemer was het er niet mee eens en stapte naar de rechter.

De rechter oordeelde dat de thuiswerkregeling deel uitmaakte van de arbeidsovereenkomst van de werknemer. Er was geen reëel overleg gevoerd met de werknemer om alternatieven te bekijken. Ook had het bedrijf niet aannemelijk gemaakt dat het een groot belang had bij het afschaffen van het thuiswerken, vond de rechter. De werkgever had zodoende niet mogen verwachten dat de werknemer zich neer zou leggen bij de intrekking van de thuiswerkregeling.

Wil een werkgever thuiswerken dus afschaffen, dan zal hij dus moeten aantonen dat hij hier een groot belang bij heeft. Sfeerbevordering lijkt daar niet onder te vallen. In een individueel geval lijkt overleg met de werknemer de aangewezen methode. De werkgever moet redelijke voorstellen doen. Er moet ook worden bekeken of alternatieven mogelijk zijn (denk aan minder thuiswerken in plaats van helemaal niet meer). De werknemer mag redelijke voorstellen alleen afwijzen als aanvaarding redelijkerwijs niet van hem kan worden gevergd.

Wilt u meer weten over dit onderwerp of heeft u een concrete vraag neem dan contact op met een van onze specialisten. Zij informeren u vrijblijvend over dit onderwerp.