Social media en de arbeidsovereenkomst

In veel arbeidscontracten wordt tegenwoordig een social mediabeding opgenomen. Deze bepaling of clausule beschrijft de richtlijnen en huisregels rondom het gebruik van social media op de werkvloer door werknemers. Voor social media en het arbeidsrecht gelden strikte voorwaarden met het oog op privacy. Het vastleggen van het gebruik van social media in de arbeidsovereenkomst schept duidelijkheid. Hoe ziet zo’n gedragscode social media eruit en wat is de rol van dit beding bij een ontslag?

Social media en het arbeidsrecht

Sociale media nemen een belangrijke rol in binnen de samenleving. Voor bedrijven zijn kanalen als LinkedIn, X, Facebook en Instagram essentieel voor het delen van zakelijke boodschappen, het vergroten van zichtbaarheid en het onderhouden van zakelijke contacten en relaties. Ook het gebruik van social media op de werkvloer door werknemers is onvermijdelijk. En dit is niet zonder risico.
Want wat als een post of bericht van een werknemer via social media schade toebrengt aan de werkgever? Of wat te denken van de gevolgen van een negatief bericht op sociale media van een (ex-)werknemer na ontslag? Social media in het arbeidsrecht is een groeiend onderwerp van gesprek. Het is dan ook verstandig om als werkgever duidelijke afspraken te maken met medewerkers en de huis- en gedragsregels rondom social media in de arbeidsovereenkomst of personeelsreglement op te nemen.

Social mediabeding

Een manier om afspraken te maken over het gebruik van social media is door een beding op te nemen in de arbeidsovereenkomst of regels vast te leggen in een personeelsreglement of gedragscode, welke aan de arbeidsovereenkomst zijn toegevoegd.
Het gebruik van social media door de werknemer is gebaseerd op de vrijheid van meningsuiting en goed werknemerschap. Dit betekent dat een werknemer zelf verantwoordelijk is voor wat er online gedeeld wordt op sociale media met betrekking tot de werkgever en zelf moet beoordelen of wat er als privé persoon wordt gedeeld invloed kan hebben op de belangen van de werkgever.
Het verbieden van het gebruik van sociale media door een werkgever is vrijwel onmogelijk, de werknemer heeft immers vrijheid van meningsuiting. Wel kunnen werkgever en werknemer afspraken maken om elkaars belangen te beschermen. Deze afspreken kunnen onder meer betrekking hebben op het gebruik van sociale media tijdens werktijd, maar ook bepalen dat (ex-)werknemers online geen negatieve uitlatingen over een werkgever mogen doen.

Wat zijn de risico’s van het niet opnemen van een social mediabeding in een arbeidsovereenkomst?

Het ontbreken van een social mediabeding kan leiden tot verschillende risico’s voor de werkgever:​

• Reputatieschade: Werknemers kunnen negatieve of ongepaste uitlatingen doen over het bedrijf op sociale media, wat de reputatie kan schaden.​
• Onzekerheid bij conflicten: Zonder duidelijke afspraken is het lastiger om werknemers aan te spreken op ongewenst gedrag op sociale media.​
• Beperkte juridische mogelijkheden: In het geval van geschillen over social mediagebruik kan het ontbreken van een beding de juridische positie van de werkgever verzwakken.​

Door een social mediabeding op te nemen, kunnen deze risico’s worden beperkt en ontstaat er duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer.​

Hoe kan een werkgever een social mediabeding opstellen dat voldoet aan privacywetgeving?

Een social mediabeding is een clausule in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement waarin afspraken worden vastgelegd over het gebruik van sociale media door werknemers. Bij het opstellen van zo’n beding moet rekening worden gehouden met de privacyrechten van werknemers, zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).​

Belangrijke aandachtspunten:

• Specificeer het doel: Geef duidelijk aan waarom het social mediabeding wordt opgenomen, bijvoorbeeld ter bescherming van bedrijfsinformatie of reputatie.​
• Beperk de reikwijdte: Formuleer het beding zodanig dat het niet verder gaat dan noodzakelijk is voor het beoogde doel.​
• Informeer werknemers: Zorg ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van het beding en begrijpen wat er van hen wordt verwacht.​
• Respecteer de vrijheid van meningsuiting: Houd rekening met het recht van werknemers om hun mening te uiten, zowel binnen als buiten werktijd.​

Het is raadzaam om juridisch advies in te winnen bij het opstellen van een social mediabeding om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.​

Social media: privacy

Bij het opstellen een sociale media code of regelgeving rond sociale media op de werkvloer moet een werkgever rekening houden met het privacyrecht van de werknemer. Zonder afspraken is het niet toegestaan een werknemer te controleren op het gebruik van social media. In een gedragscode met regels over het gebruik van social media kan worden afgesproken dat de werkgever social media kan meekijken op social media. Het mag echter alleen als het noodzakelijk is voor het doel, er geen alternatief is én het meekijken proportioneel is. Het structureel bijhouden van de social media accounts van werknemers is niet toegestaan.

Wat zijn de juridische consequenties van het monitoren van werknemers via social media zonder afspraken?

Het monitoren van werknemers op sociale media zonder voorafgaande afspraken kan in strijd zijn met de privacywetgeving en leiden tot juridische consequenties:​

• Schending van de AVG: Het zonder toestemming verzamelen en verwerken van persoonsgegevens via social media kan een overtreding zijn van de AVG.​
• Inbreuk op privacyrechten: Werknemers hebben recht op privacy, ook op sociale media. Ongeoorloofd monitoren kan worden gezien als een inbreuk op dit recht.​

Om deze consequenties te voorkomen, is het essentieel om duidelijke afspraken te maken over het monitoren van social mediagebruik en deze vast te leggen in een social mediabeding of gedragscode.​

Social media en het relatiebeding

Regels over het gebruik van social media worden kunnen ook worden opgenomen ten aanzien van het gebruik na ontslag of uit dienst treding. In praktijk wordt een social mediabeding bij een ontslag of het vertrek van een werknemer vaak gekoppeld aan het relatiebeding. Een relatiebeding beperkt de mogelijkheden van een ex-werknemer om bestaande klantrelaties te benaderen na de uitdiensttreding. In een relatiebeding kan worden afgesproken dat de ex-werknemer ook geen klantrelaties mag benaderen of relaties mag onderhouden via sociale media. Hier kan een boete aan worden gekoppeld.

Regels voor social media na ontslag

Vaak is een ontslag een emotionele gebeurtenis. Zeker wanneer een werknemer het niet eens is met een ontslag, kunnen sociale media als een uitlaatklep dienen. Om te voorkomen dat een ex-werknemer zich negatief uitlaat, is het mogelijk in de vaststellingsovereenkomst een clausule over communicatie op te nemen. Deze clausule beschermt de goede naam van de werkgever, bijvoorbeeld door de ex-werknemer te verbieden zich negatief uit te laten gelden over het bedrijf via sociale media kanalen.

Social media clausule opstellen of toetsen

Grove of beschadigende opmerkingen van werknemers op sociale media kunnen leiden tot een ontslag op staande voet. Per individueel geval moet dit worden beoordeeld. Wel moet de werknemer zich ervan bewust zijn dat zijn opmerkingen consequenties hebben. Door het opstellen van een gedragscode of social media beding, weten werknemers vooraf wat ze kunnen verwachten als ze via social media de belangen van hun werkgever schaden.
Een advocaat arbeidsrecht van Fruytier Lawyers in Business helpt u graag bij het beantwoorden van vraagstukken rond social media op de werkvloer. Ook kunnen wij u ondersteunen bij het opstellen of toetsen van een social media beding voor bedrijven.