Hoe voorkomt u vastgelopen besluitvorming?

In de praktijk komt het regelmatig voor dat de besluitvorming binnen een vennootschap vastloop. Men spreekt in zo’n geval van een ‘deadlock’. Een deadlock kan ernstige gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering, omdat essentiële besluiten niet genomen kunnen worden. Het is daarom van belang om adequate afspraken te maken om deadlock-situaties te voorkomen. In dit artikel wordt uitgelegd wat een deadlock precies is, hoe deze ontstaat en hoe deze voorkomen kan worden.

Wat is een deadlock?

In het ondernemingsrecht verwijst een deadlock naar een situatie waarin er een patstelling of impasse ontstaat binnen een bedrijf. Dit kan zowel binnen het bestuur als op de algemene vergadering zijn, waarbij geen van de partijen in staat is om een beslissing te nemen of om overeenstemming te bereiken over een belangrijk besluit. De deadlock kan daardoor de voortgang van belangrijke zaken/activiteiten belemmeren, zoals investeringen of de benoeming van bestuurders en leidinggevenden.

Deadlock situaties komen vaker voor bij joint ventures, waarbij twee aandeelhouders of groepen aandeelhouders elk 50% van de aandelen in bezit hebben. Een voorbeeld: het bestuur van de joint venture heeft de jaarrekening opgemaakt en overlegt deze aan de algemene vergadering ter vaststelling. Eén van de aandeelhouders met 50% van de aandelen stemt voor de vaststelling van de jaarrekening, de andere 50% aandeelhouder stemt tegen. Door de staking van stemmen komt het besluit niet tot stand, waardoor de jaarrekening niet wordt vastgesteld.

Hoe ontstaat een deadlock?

Een deadlock ontstaat wanneer er twee of meer belanghebbenden zijn met een gelijk aantal stemmen. Of wanneer een grotere meerderheid is vereist en partijen het niet eens kunnen worden over een beslissing.

Het is belangrijk op te merken dat een deadlock niet noodzakelijkerwijs één specifieke oorzaak heeft. Maar eerder het resultaat kan zijn van een combinatie van verschillende factoren. Enkele veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Verschillende visies en doelstellingen: als de belanghebbenden binnen een bedrijf verschillende visies, doelstellingen of belangen hebben, kan het moeilijk zijn om tot overeenstemming te komen over belangrijke beslissingen.
• Persoonlijke conflicten: persoonlijke conflicten tussen belanghebbenden, zoals bestuursleden, aandeelhouders of leidinggevenden.
• Beperkte middelen: een tekort aan middelen, zoals financiële middelen of personeel, kan leiden tot conflicten over hoe deze middelen het beste kunnen worden verkregen of toegewezen.

Hoewel er mogelijkheden zijn om de andere partij(en) te overtuigen of door met een ander voorstel te komen, leidt een deadlock ertoe dat de besluitvorming over het onderwerp stil ligt.

Hoe voorkom je een deadlock en hoe kan een deadlock worden opgelost?

Het oplossen van een deadlock vereist vaak intensief overleg, conflictbemiddeling en mogelijk juridische interventie om de betrokken partijen te helpen tot een oplossing te komen. Dit kan onder meer zijn bemiddeling, arbitrage, rechtszaken, buy-outs van aandeelhouders, of zelfs het ontbinden van het bedrijf omvatten.

Het is echter raadzaam regels vast te stellen om uit deadlock situaties te komen. Stel daarom duidelijke regels op voor de besluitvorming binnen het bedrijf. En welke procedures gevolgd moeten worden voor het oplossen van geschillen in geval van onenigheid. Het is raadzaam deze mechanismen duidelijk in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst te omschrijven.

Een deadlock binnen het bestuur kan worden opgelost door te bepalen dat in geval van een deadlock het besluit door de algemene vergadering wordt genomen.

Voor het geval dat er (ook) een deadlock binnen de algemene vergadering ontstaat, kan een bepaling in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst worden opgenomen dat een derde partij de beslissing over het besluit neemt. In deadlock clausules wordt veelal verwezen naar arbitrage of bindend advies. Beide mogelijkheden hebben hun voor- en nadelen. Hierbij zijn de volgende elementen van belang: (1) snelheid van de beslissing en (2) de nakoming van de beslissing door aandeelhouders (de executie).

Daarnaast kan een bepaling worden opgenomen in de aandeelhoudersovereenkomst waarbij een aandeelhouder de aandelen van de andere aandeelhouder(s) koopt. Hier zijn diverse varianten op zoals de “shoot-out” of “Russian roulette”. Het is echter belangrijk op te merken dat het activeren van een dergelijke clausule aanzienlijke financiële en juridische implicaties kan hebben voor de betrokken partijen. En daarom moet deze clausule zorgvuldig worden opgesteld.

Ook kan bepaald worden dat wanneer de stemmen staken het lot zal beslissen. Vanzelfsprekend is dit voor de voorzienbaarheid van de besluitvorming niet altijd wenselijk.

Slot

Het is van belang om duidelijk geformuleerde regels voor de besluitvorming binnen uw onderneming op te stellen. Daarbij is een goede deadlock regeling van essentieel belang. Dit zorgt ervoor dat uw onderneming niet onnodig (lang) vastloopt als de besluitvorming staakt.

Contact

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van statuten en aandeelhoudersovereenkomsten? Heeft u tips nodig voor een goede deadlockregeling? Of heeft u een geschil over de besluitvorming? Contact dan een van onze advocaten via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek. Wij denken graag met u mee.