Wet verbetering Poortwachter in de praktijk: De wirwar van de re-integratieketen (deel 1)

Als arbeidsrechtadvocaat sta ik dagelijks werkgevers én werknemers bij. Wat me steeds vaker opvalt? Conflicten rondom re-integratie bij langdurige arbeidsongeschiktheid. Vaak word ik pas ingeschakeld als de boel al is geëscaleerd en het onderlinge begrip ver te zoeken is. Op dat punt lijkt een oplossing alleen nog via de juridische route mogelijk. In dit eerste deel van een tweeluik sta ik stil bij de vele verschillende spelers uit de keten en zoom ik in op een aspect van re-integratie dat zelden aandacht krijgt, maar volgens mij cruciaal is om escalatie te voorkomen. In deel 2 bespreek ik vooral Praktische tips voor werkgevers

“…Wat ik zie: alle partijen willen herstel naar de werkvloer bevorderen. Toch helpt bijna niemand de werknemer écht…”  Arbeidsrecht advocaat Judy Sliepen

De wirwar van de re-integratieketen

Het re-integratieproces volgens de Wet verbetering poortwachter kent veel schakels. Zoveel zelfs, dat het voor zowel werkgevers als werknemers vaak onduidelijk is wie nu eigenlijk de regie voert. Ook is het niet helder welke informatie met wie wordt gedeeld. Het gevolg? Verwarring, vertraging, misverstanden en onbegrip. Zeker voor werkgevers die weinig ervaring hebben met langdurig verzuim, of die zich alleen met een deel van het proces bezighouden, is het lastig het overzicht te houden. Ik zie met name nog een ander probleem en dat is dat de re-integratieketen vooral gericht is op rapporteren en helemaal niet op herstel. Daarom zet ik de belangrijkste spelers in de re-integratieketen op een rij en geef ik tips om als werkgever grip te houden op het proces.

De werkgever

Logisch, zou je denken, dat de werkgever het voortouw neemt. Maar dat is het niet. In kleine bedrijven is de directeur vaak ook leidinggevende en HR-manager in één, met korte lijnen. In grotere organisaties krijgt een werknemer te maken met meerdere aanspreekpunten: de direct leidinggevende, de afdelingsmanager, een HR-assistent en de HR-manager. Dat zijn zomaar twee tot vier mensen, die lang niet altijd allemaal op de hoogte zijn van de persoonlijke situatie. En als er met één van hen een conflict is, wordt het extra ingewikkeld. Wees daarom helder naar de werknemer over wie het aanspreekpunt is. En als het nodig is, wijs iemand aan bij wie de werknemer zich wél veilig voelt. Zo voorkom je onnodige ruis.

De arbodienst

De arbodienst is een verplichte externe partij, gespecialiseerd in verzuimbegeleiding. Zij ondersteunen werkgevers bij hun wettelijke verplichtingen, zorgen voor toegang tot een bedrijfsarts, coördineren het verzuimproces en bewaken de termijnen. Elke werkgever moet een basiscontract met een arbodienst hebben. De arbodienst neemt contact op met de werknemer en plant afspraken met de bedrijfsarts.

De bedrijfsarts

De bedrijfsarts is de spil van het proces. Hij beoordeelt of de werknemer kan werken of niet. De werknemer vertelt aan hem zijn persoonlijke verhaal, klachten en ervaringen. De arts luistert, stelt vragen en stelt vervolgens een probleemanalyse op met advies over de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer. Soms is er tussentijds contact met een assistent-bedrijfsarts, maar alleen de bedrijfsarts mag een officiële probleemanalyse maken. Zowel werknemer als werkgever moeten inloggen op een digitaal portaal om afspraken en documenten te bekijken.

Die probleemanalyse is de kern van het re-integratieproces. Het advies van de bedrijfsarts is leidend, maar er is een terugkerend probleem: de arts mag geen medische informatie delen met de werkgever en de probleemanalyse blijft vaak steken in een standaardzin als: “Werknemer ervaart beperkingen, nu geen benutbare mogelijkheden, in de toekomst wel. Werkgever en werknemer moeten in gesprek blijven, eventueel met een derde partij.” Zo’n vage formulering doet geen recht aan het uitgebreide gesprek dat de werknemer met de arts heeft gehad. De werknemer voelt zich niet gehoord, de werkgever krijgt slechts een korte samenvatting en tast in het duister. Wie moet het gesprek voortzetten? De leidinggevende, HR-manager, of iemand anders? En wat als er een conflict is met één van deze personen? Mag de werkgever iemand aanwijzen en moet de werknemer dat accepteren?

Mijn tip: vraag de bedrijfsarts vooraf om concrete aanbevelingen. Wie moet er bij de gesprekken zijn, wanneer en hoe vaak? Is er een interventie nodig? Zo voorkom je misverstanden en interpreteert iedereen het advies op dezelfde manier.

De verzuimverzekeraar

Is de werkgever verzekerd tegen het financiële risico van loondoorbetaling bij ziekte, dan moet de verzuimverzekeraar direct worden geïnformeerd. De verzekeraar heeft eigen eisen: actieve re-integratie volgens de Wet verbetering poortwachter, tijdige en correcte meldingen, dossieropbouw en soms verplichte interventies. In de polisvoorwaarden kan staan dat bij langdurig verzuim bepaalde interventies verplicht zijn, zoals het inschakelen van een arbeidsdeskundige, re-integratiebureau, psychologische begeleiding (vaak uit eigen ruif) of een medisch specialist.

De casemanager

De casemanager – voor veel werknemers onbekend namens wie deze persoon spreekt. Dit kan namelijk iemand zijn van de werkgever, de arbodienst of de verzekeraar. De casemanager houdt contact met werknemer en werkgever, coördineert het proces en heeft toegang tot de documenten van de bedrijfsarts. Als het goed is, fungeert de casemanager als regisseur en aanspreekpunt tussen alle schakels.

De arbeidsdeskundige

De arbeidsdeskundige werkt bij de arbodienst, het UWV of als zelfstandige. Vaak wordt deze pas na een jaar arbeidsongeschiktheid ingeschakeld. De arbeidsdeskundige beoordeelt de mogelijkheden voor werkhervatting, analyseert de functie en belastbaarheid van de werknemer en adviseert over passend werk binnen of buiten het bedrijf. Dit is ook belangrijk voor een eventuele WIA-aanvraag.

De mediator

Is arbeidsongeschiktheid het gevolg van een arbeidsconflict, of belemmert een conflict het herstel, dan kan mediation worden ingezet. De werkgever benadert dan een mediator, die contact opneemt met de werknemer en een intakegesprek plant, gevolgd door een gesprek met alle betrokkenen. Soms moet de werknemer zelf contact opnemen met de mediator. De mediator heeft een geheimhoudingsplicht en deelt geen vertrouwelijke informatie met de werkgever. Dat is goed, maar kan ook ruis veroorzaken. Stel dat de werknemer om een persoonlijke reden een afspraak wil verzetten en de mediator meldt dat niet aan de werkgever, dan lijkt het alsof de werknemer niet wil meewerken, wat het conflict kan verergeren.

Het perspectief van de werknemer

Zieke werknemers krijgen plotseling van alle kanten uitnodigingen voor (online) afspraken, vragenlijsten, evaluaties en hebben vaak geen idee wat van wie komt. Voor zieke werknemers is het vaak lastig het overzicht te houden. Ze moeten praten met leidinggevende, HR, casemanager, arbodienst, bedrijfsarts, interventie-aanbieders en vaak ook nog eigen hulpverleners. Wie heeft de regie? Soms denken werknemers dat informatie automatisch wordt gedeeld met de werkgever, maar dat is niet zo. Ze blijven dus herhalen. Ze moeten hun mail bijhouden want geen afspraak mag worden gemist en krijgen inlogcodes en wachtwoorden voor de verschillende portalen. Het verplaatsen van afspraken kan weer alleen via de werkgever. Voor werknemers druk en spanning.

Het perspectief van de werkgever

Voor werkgevers is het minstens zo ingewikkeld. Zij zijn afhankelijk van de informatie die met hen wordt gedeeld. Wat niet wordt gedeeld, is onbekend en daar kan de werkgever geen rekening mee houden. De probleemanalyse van de bedrijfsarts is leidend, maar vaak summier. Wat als een werknemer niet wil praten of zegt niet in staat te zijn tot iets? De verzekeraar dringt aan op actie en de werkgever wil geen loonsanctie van het UWV riskeren. En wat als de afdeling inmiddels is gereorganiseerd en de werknemer niet meer terug kan? Mediation wordt vaak geadviseerd, maar als het te laat wordt ingezet, is het een verplicht nummer en ontbreekt het vertrouwen om de relatie echt te herstellen.

Mijn observaties

Wat ik zie: alle partijen willen herstel naar de werkvloer bevorderen. De werkgever wil snel weer waarde voor het salaris, de verzekeraar wil zo min mogelijk uitkeren, de overheid wil kosten besparen. Maar vooral wil de werknemer zo snel mogelijk beter worden en weer aan het werk. Toch helpt bijna niemand de werknemer écht, hoe goed bedoeld ook. De enige die zich op het herstel van de werknemer richt, is vaak de eigen (medisch) behandelaar. De rest is vooral bezig met monitoren, evalueren, lijstjes en rapporten. In het beste geval is er iemand in de keten die echt luistert naar de werknemer, maar meestal zijn afspraken een verplicht nummer en moet de werknemer steeds opnieuw zijn verhaal doen.

“…Een werknemer is gebaat bij één centraal aanspreekpunt: die het overzicht houdt en afspraken coördineert…”  Arbeidsrecht advocaat Judy Sliepen

Er zijn werknemers die bij mij aangeven dat ze zelfs overwegen ontslag te nemen en daarmee hun loonaanspraak willen opgeven om verlost te worden van alle re-integratieverplichtingen. Ze willen rust en werken aan hun herstel in hun eigen omgeving zonder druk van de werkgever. Dat vind ik schrijnend en kan toch niet de bedoeling zijn geweest van de wetgever.

Ik ben ervan overtuigd dat een werknemer gebaat is bij één centraal aanspreekpunt: een goed opgeleide, gekwalificeerde persoon die het overzicht houdt en afspraken coördineert. Geen ruis, geen eilandjes, geen overbodige verplichtingen om bij elk loket opnieuw het verhaal te doen. (Misbruik van de ziekmelding laat ik hier buiten beschouwing.)