Verplicht terug naar kantoor: mag de werkgever kantooraanwezigheid afdwingen bij een weigerachtige OR?

Hybride werken is binnen veel ondernemingen inmiddels niet meer weg te denken. Toch lopen steeds meer werkgevers tegen de grenzen aan van vrijblijvendheid. Waar directies inzetten op verbinding, kennisdeling en bedrijfscultuur, blijkt een louter stimulerend beleid in de praktijk dikwijls onvoldoende om medewerkers daadwerkelijk naar kantoor te krijgen. Wanneer een directie vervolgens besluit een minimum aan kantooraanwezigheid dwingend voor te schrijven, stuit dat regelmatig op weerstand van de ondernemingsraad (OR).

In een recente principiële uitspraak van de Rechtbank Amsterdam (Rechtbank Amsterdam, 28 oktober 2026, ECLI:NL:RBAMS:2026:10590) heeft de kantonrechter geoordeeld over precies dit spanningsveld. De rechter kende de werkgever vervangende toestemming toe om een verplichte kantooraanwezigheid van 40% in te voeren, nadat de OR zijn instemming had geweigerd. Deze uitspraak biedt ondernemers en bestuurders belangrijke handvatten voor het vormgeven van een juridisch houdbaar aanwezigheidsbeleid.

1. Het juridisch kader: instructierecht versus medezeggenschap

Bij het bepalen van de werkplek kruisen twee juridische pijlers elkaar:

1. Het instructierecht van de werkgever (artikel 7:660 BW): Als ondernemer bent u bevoegd instructies te geven over de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd en over de goede orde binnen de organisatie. U bepaalt de organisatiestructuur en de condities voor doelmatige bedrijfsvoering.
2. Het instemmingsrecht van de OR (artikel 27 WOR): Regelingen die raken aan het sociaal beleid – waaronder arbeidsomstandigheden (lid 1 sub d), werkoverleg (sub i) en controle- of monitoringssystemen (sub k en l) – behoeven de instemming van de medezeggenschap.

Weigert de OR zijn instemming, dan staat de werkgever niet met lege handen. Op grond van artikel 27 lid 4 WOR kan vervangende toestemming aan de kantonrechter worden gevraagd. De rechter toetst daarbij of het onthouden van instemming door de OR onredelijk is, dan wel of het voorgenomen besluit wordt gedragen door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale belangen.

2. De casus: van vrijblijvende aanmoediging naar verplichting

In de voorliggende Amsterdamse zaak gold een regeling waarin werknemers werden aangemoedigd om ten minste 40% van hun werktijd op de campus/het hoofdkantoor door te brengen. Uit monitoring bleek echter dat over een periode van ruim een jaar slechts 27% van het personeel deze aanbeveling daadwerkelijk naleefde. Positieve stimulering en hoogwaardige kantoorfaciliteiten bleken ontoereikend.

De directie stelde daarop een formeel besluit voor:

• Een vaste verplichting van minimaal 40% kantooraanwezigheid (gemiddeld twee werkdagen per week bij een voltijds dienstverband)
• Een wekelijkse vaste teamdag op locatie
• Berekening van het percentage per kalendermaand (gecorrigeerd voor ziekte, verlof en buitenlandse dienstreizen)
• Een coulance- en overgangsperiode (grace period) van zes maanden zonder handhaving
• Een hardheidsclausule voor uitzonderlijke persoonlijke omstandigheden.

De OR weigerde instemming en voerde aan dat werknemers zeer tevreden waren over de bestaande regeling, dat reistijd en -kosten zouden toenemen, dat zorgtaken in de knel zouden komen en dat de noodzaak voor een verplichting wetenschappelijk noch cijfermatig onomstotelijk was aangetoond.

3. Het oordeel van de kantonrechter: redelijkheid en ondernemersvrijheid

De kantonrechter passeerde de bezwaren van de OR en verleende de werkgever vervangende toestemming. De dragende overwegingen zijn voor ondernemers bijzonder relevant:

3.1 Bedrijfscultuur en samenwerking zijn een zwaarwegend belang

Het streven van een ondernemer om fysieke samenwerking, innovatie, snelle afstemming en het inwerken van nieuwe medewerkers te bevorderen, vormt zonder twijfel een redelijk ondernemersbelang. De rechter benadrukte dat het samenzijn op de werkvloer informeel overleg mogelijk maakt dat via digitale kanalen simpelweg niet van de grond komt. Dit geldt ook voor functies met veel beeldschermwerk of internationale contacten.

3.2 Geen verplichting tot ‘wetenschappelijk bewijs’ of strikte noodzaak

Een belangrijk winstpunt voor werkgevers: het besluit hoeft niet aan te tonen dat er een acute noodtoestand heerst, noch is vereist dat het succes vooraf met harde wetenschappelijke parameters of nulmetingen is dichtgetimmerd. De kantonrechter toetst of de ondernemer in redelijkheid tot dit beleid kon komen, en ook beleidsmatige keuzes die niet strikt noodzakelijk zijn, kunnen volkomen redelijk zijn.

3.3 Reistijd en zorgtaken wegen niet op tegen het instructierecht

Hoewel de rechter de persoonlijke belangen van werknemers (zoals reistijd, reiskosten en zorgplichten) erkent, wegen deze niet op tegen het belang van de werkgever om medewerkers met regelmaat op de werkplek te zien. De kantonrechter stelt helder: de werkgever betaalt voor de tijd en inzet van de werknemer en mag binnen redelijke grenzen bepalen waar die werkzaamheden worden verricht. Werknemers die zijn aangenomen met een specifieke standplaats, hebben bovendien zelf invloed op hun woonplaats en de bijbehorende reistijd. Een verplichting van 40% kantooraanwezigheid (dus 60% thuiswerkvrijheid) overvraagt werknemers geenszins.

3.4 Controle en handhaving: evenredig toezicht is toegestaan

Bij het opleggen van een verplichting hoort onlosmakelijk de bevoegdheid om na te gaan of medewerkers zich aan de instructies houden. De rechter kwalificeert dit niet als wantrouwen, maar als noodzakelijk toezicht om rechtsongelijkheid tussen collega’s te voorkomen. Wel dient de controle proportioneel te zijn (bijvoorbeeld via fysieke aanwezigheid tijdens teamdagen of navraag in periodieke functioneringsgesprekken). Het stelselmatig uitlezen van digitale pas- of netwerkdata vergt uiteraard een zorgvuldige privacytoets en separate afstemming met de OR.

4. Praktische richtlijnen voor directies en HR