UBO: wat is het en waarom is het voor u belangrijk?

In het huidige economische klimaat is er steeds meer aandacht voor transparantie. De zakelijke wereld van vennootschapsstructuren vormt hierop geen uitzondering. Complexe juridische structuren konden in het verleden veel onduidelijkheid creëren over wie uiteindelijk daadwerkelijk de touwtjes in handen heeft binnen een onderneming. Dat is tegenwoordig een stuk lastiger. De spin in dit web van transparantie is de zogeheten UBO, oftewel de Ultimate Beneficial Owner.

Voor ondernemers, bestuurders en toezichthouders is het cruciaal om te weten wie de UBO van een onderneming is. Ook wij als advocaten zijn verplicht om voldoende onderzoek te doen naar de cliënt, waaronder begrepen een onderzoek naar de UBO. Wij assisteren cliënten daarnaast met het registreren van de UBO in het UBO-register.

Grondslag

De wettelijke verplichting tot het registreren van UBO’s vloeit voort uit Europese wetgeving, die in Nederland is geïmplementeerd via de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) en de Handelsregisterwet 2007. Het primaire doel van deze wetgeving is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit. Door inzichtelijk te maken welke natuurlijke personen uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een juridische entiteit, wordt het voor criminelen lastiger om zich te verschuilen achter complexe vennootschappelijke structuren.

Wie kwalificeert als UBO?

In principe geldt: hoe eenvoudiger de vennootschapsrechtelijke structuur, hoe makkelijker de UBO te identificeren is. De UBO wordt gedefinieerd als de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een onderneming of juridische entiteit.

Bij het vaststellen wie als UBO moet worden opgegeven, wordt doorgaans naar een aantal criteria gekeken. Centraal staat daarbij meestal de vraag of een natuurlijke persoon meer dan 25% van een relevant belang houdt of kan uitoefenen. In de UBO-opgave is het verplicht om te vermelden in welke bandbreedte het belang valt: 25–50%, 50–75% of 75–100%

Achtereenvolgens moet het volgende worden onderzocht:

(a) Aandelenbelang: Heeft iemand (direct of indirect) meer dan 25% van de aandelen? Dan wordt die persoon in de regel als UBO geregistreerd op basis van het aandelenbelang.

(b) Stemrechten: Iemand die zelfstandig meer dan 25% van de stemmen kan uitbrengen binnen de organisatie, kan kwalificeren als UBO.

(i) Stemverhoudingen lopen vaak gelijk met het aandelenbezit, maar dat hoeft niet: in statuten kan bijvoorbeeld meervoudig stemrecht zijn opgenomen, of stemmacht kan (deels) voortvloeien uit afspraken tussen betrokkenen.

(c) Economisch belang: Van economisch belang is sprake wanneer iemand (in overwegende mate) meedeelt in de financiële opbrengsten, zoals winstuitkeringen of verkoopopbrengst.

(d) Zeggenschap op andere gronden (feitelijke zeggenschap): Soms heeft iemand doorslaggevende invloed zonder een formeel aandeel- of stemrecht van meer dan 25%. Denk aan situaties waarin anderen structureel de lijn van één persoon volgen, of waarin één persoon op basis van volmacht of afspraken feitelijk bepaalt hoe er gestemd wordt. Ook dergelijke ‘feitelijke zeggenschap’ kan leiden tot UBO-registratie. De grondslag voor die zeggenschap moet blijken uit de stukken die aan de opgave worden toegevoegd, zoals een stemovereenkomst of (waar passend) een bestuursverslag. Ter illustratie: als aandeelhouders afspreken dat één van hen namens allen stemt en de overige aandeelhouders die stem volgen, kan alleen die persoon als UBO in beeld komen.

Pseudo-UBO

Als er geen natuurlijke persoon kan worden aangewezen die op één van de hiervoor genoemde gronden als UBO kwalificeert, dan worden de statutair bestuurders opgegeven als ‘hoger leidinggevenden’ (de zogeheten pseudo‑UBO). Wanneer iemand op meerdere gronden als UBO te kwalificeren is, dient bij de registratie het meest passende type belang te worden geselecteerd conform de bovenstaande volgorde.

Juridische verplichtingen en het UBO-register

Sinds de inwerkingtreding van de UBO-wetgeving zijn vrijwel alle in Nederland opgerichte juridische entiteiten verplicht hun UBO’s in te schrijven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Dit geldt niet alleen voor B.V.’s en N.V.’s, maar ook voor stichtingen, verenigingen, maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen.

Het is van groot belang om te beseffen dat de verantwoordelijkheid voor een correcte, volledige en actuele opgave primair bij de onderneming zelf ligt. Dit betekent dat bij elke wijziging in de eigendomsstructuur of het bestuur opnieuw getoetst moet worden of de UBO-registratie nog in lijn is met de werkelijkheid. Daarnaast hebben zogeheten Wwft-plichtige instellingen, zoals banken, notarissen en advocaten, een terugmeldplicht. Indien zij constateren dat de gegevens in het Handelsregister afwijken van hun eigen bevindingen, zijn zij wettelijk verplicht dit te melden.

Op Europees niveau is er discussie geweest over de privacyaspecten van het UBO-register. Een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft ertoe geleid dat de publieke toegang tot het register is ingeperkt om de privacy van geregistreerde personen te waarborgen. Dit laat echter onverlet dat de registratieplicht voor organisaties onverminderd van kracht blijft.

Gevolgen van niet-naleving

Het niet, niet tijdig of onjuist registreren van een UBO wordt in Nederland niet licht opgevat. Het wordt aangemerkt als een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten. Overtreding daarvan kan leiden tot bestuursrechtelijke sancties, zoals een dwangsom of een forse bestuurlijke boete, maar ook strafrechtelijke vervolging behoort tot de mogelijkheden.

Naast de juridische sancties zijn de praktische gevolgen voor de bedrijfsvoering vaak nog ingrijpender. Banken en andere financiële dienstverleners zijn op grond van de Wwft verplicht om de identiteit van de UBO van hun cliënten vast te stellen. Wanneer een onderneming haar UBO-registratie niet op orde heeft, kan dit ertoe leiden dat een bank bijvoorbeeld weigert een rekening te openen. Dit is een risico dat geen enkele bestuurder zou moeten willen lopen.

Praktische tips voor compliance

Om risico’s te beheersen, adviseren wij ondernemers en compliance officers om de UBO-identificatie gestructureerd aan te pakken:

1. Breng allereerst de volledige juridische structuur van de groep in kaart, inclusief eventuele buitenlandse entiteiten die invloed uitoefenen op de Nederlandse organisatie.
2. Documenteer vervolgens zorgvuldig waarom een bepaald persoon als UBO wordt aangemerkt of waarom er gekozen is voor de inschrijving van een pseudo-UBO. Deze onderbouwing is van groot belang bij vragen van de Kamer van Koophandel of (financiële) instellingen.

Banken, notarissen en advocaten zullen in veel gevallen vragen om onderbouwende stukken ter bevestiging van de opgegeven UBO. Houd deze stukken dus paraat!

Conclusie

De UBO-wetgeving is complex en de feitelijke situatie sluit niet altijd naadloos aan op de standaarddefinities van de wet. Twijfelt u of u de juiste personen heeft aangemerkt, of heeft u te maken met een complexe (internationale) structuur? De specialisten van Fruytier Lawyers in Business staan klaar om uw situatie te analyseren en u te begeleiden naar volledige compliance. Neem gerust contact met ons op om de risico’s voor uw onderneming te minimaliseren.