UBO-inzage voor bestuurders zonder DigiD: praktische oplossingen en stappenplan

Eerder schreef ik een artikel over de Ultimate Beneficiary Owner (de “UBO”) van een onderneming. Voor de meeste bestuurders van Nederlandse entiteiten is het raadplegen van deze gegevens via de website van de Kamer van Koophandel eenvoudig. Met DigiD logt u in en heeft u als bestuurder direct inzicht.

Maar wat als u als bestuurder in het buitenland woont, niet de Nederlandse nationaliteit heeft, of om andere redenen niet over  DigiD beschikt? In onze internationale praktijk merk ik dat dit regelmatig tot vragen leidt. In dit artikel zet ik uiteen hoe u toch toegang krijgt tot de benodigde gegevens en welke stappen u kunt ondernemen om alsnog DigiD te verkrijgen. De oplossing ligt in het opvragen van de bevestigingsbrief van de Kamer van Koophandel, het verstrekken van een volmacht of het alsnog verkrijgen van DigiD.

De strenge toegangseisen van het UBO-register

De toegang tot het UBO-register is strikt gereguleerd. De enige personen die namens een organisatie inzicht hebben in de eigen registratie, zijn de UBO’s zelf (mits zij beschikken over DigiD) en de bestuurders van de vennootschap die beschikken over DigiD. Bij buitenlandse ondernemingen die een dochtervennootschap in Nederland hebben, komt het vaak voor dat de bestuurder ofwel een buitenlandse rechtspersoon is, ofwel een natuurlijk persoon die niet over DigiD beschikt.

Let op: het is een misvatting dat alleen mensen met de Nederlandse nationaliteit een DigiD kunnen aanvragen. Ook personen met een andere nationaliteit kunnen DigiD verkrijgen, mits zij de juiste procedure doorlopen (zie oplossing 3 verder in dit artikel).

Oplossing 1: De bevestigingsbrief

Voor bestuurders zonder DigiD is de ‘papieren route’ vaak de snelste oplossing. De Kamer van Koophandel stuurt namelijk bij de eerste inschrijving van een UBO en bij elke daaropvolgende wijziging, automatisch een bevestigingsbrief naar het vestigingsadres van de vennootschap.

De Kamer van Koophandel merkt deze brief aan als het officiële document om op terug te vallen wanneer digitale inzage niet mogelijk is.

Is de bevestigingsbrief in de administratie zoekgeraakt? Geen nood. Namens onze cliënten kunnen wij bij de Kamer van Koophandel verzoeken om een duplicaat van de bevestigingsbrief te versturen naar de vennootschap. Doorgaans wordt deze binnen één week per post bezorgd, al is dit afhankelijk van de postverwerking.

De Kamer van Koophandel stuurt deze bevestigingsbrief uitsluitend naar het vestigingsadres van de onderneming. Controleer daarom goed of het juiste adres in het Handelsregister is opgenomen.

Oplossing 2: een volmacht aan persoon met een DigiD

Het is mogelijk om iemand met DigiD te machtigen, zodat deze persoon toegang krijgt tot het UBO-register en een UBO-uittreksel kan opvragen. Dit vereist een algemene volmacht of een specifieke volmacht voor het doen van opgaven en wijzigingen in het Handelsregister. De gevolmachtigde kan een UBO-uittreksel opvragen zodra de volmacht correct is geregistreerd bij de KvK.

Het is van belang dat u een betrouwbaar persoon kiest om te machtigen. Zorg ervoor dat in de volmacht expliciet is opgenomen dat de gevolmachtigde toegang moet hebben tot de registers.

Het is mogelijk om de volmacht in tijd te beperken. Dit houdt in dat de volmacht slechts geldt voor een periode van bijvoorbeeld twee weken; doorgaans voldoende tijd om de UBO-gegevens op te vragen.

Een volmacht dient te worden verstrekt door het bestuur van de vennootschap of door de aandeelhouder(s) (indien de statuten dit voorschrijven). Vervolgens moet de volmacht bij de Kamer van Koophandel worden ingeschreven. De gevolmachtigde heeft pas toegang tot het UBO-register wanneer de registratie van de volmacht is voltooid.

Wij kunnen u assisteren bij het opstellen van een bestuurs- of aandeelhoudersbesluit waarin een (al dan niet beperkte) volmacht wordt verstrekt en bij de daaropvolgende registratie. Let op: indien u een tijdelijke volmacht verstrekt, moet deze na afloop ook weer worden uitgeschreven uit het Handelsregister. Ook hierbij kunnen wij u ondersteunen.

Oplossing 3: DigiD aanvragen als buitenlandse bestuurder

Wilt u als buitenlandse bestuurder structureel toegang hebben tot het UBO-register? Dan is het aanvragen van DigiD de aangewezen route. Hiervoor dient u eerst een Burgerservicenummer (BSN) te verkrijgen via inschrijving in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI).

Hieronder volgt het stappenplan.

Stap 1: Check vereisten voor registratie in de RNI (voor BSN)

a. U kunt zich inschrijven in de RNI als u buiten Nederland woont of korter dan 4 maanden in Nederland verblijft. Voor de inschrijving moet u fysiek langskomen bij een RNI-loket.

Stap 2: Locatiekeuze voor afspraak RNI loket

a. Beschikt u over de nationaliteit van een EU-lidstaat (of de Noorse, IJslandse, Liechtensteinse of Zwitserse nationaliteit?)? Dan kunt u zelf kiezen bij welk RNI-loket u zich inschrijft. Er zijn loketten in onder andere Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Eindhoven, Maastricht en diverse grenssteden (o.a. Venlo, Breda, Enschede).

b. Beschikt u niet over de nationaliteit van een EU-lidstaat, dan kunt u zich uitsluitend inschrijven bij de loketten in Breda of Venlo.

Stap 3: Afspraak maken:

c. Bezoek de website van de betreffende gemeente om een afspraak te maken voor bij het RNI-loket.

d. Neem een geldig paspoort mee naar uw afspraak.

e. Aan het loket ontvangt u direct een overzicht van uw gegevens én uw BSN. Het kan dan tot 48 uur duren voordat het BSN nummer kan worden gebruikt.

Stap 4: Aanvraag DigiD

f. Zodra u het BSN in bezit heeft en 48 uur heeft gewacht, kunt u de DigiD aanvragen. Zorg dat u de volgende gegevens bij de hand heeft:

(i)                  Geldig identiteitsbewijs (paspoort/ID-kaart);

(ii)                 Uw BSN;

(iii)                Een telefoonnummer voor sms-verificatie;

(iv)                Een e-mailadres.

g. Het proces:

(i)                  Vraag de DigiD aan via digid.nl/en/aanvragen_buitenland.

(ii)                 U ontvangt een baliecode per sms en e-mail (30 dagen geldig).

(iii)                Om de DigiD te activeren, heeft u een activeringscode nodig. Deze haalt u op via een van de volgende methoden:

(A) Videobellen: De efficiëntste optie voor wie in het buitenland zit. U maakt een afspraak voor videobellen met NederlandWereldwijd.

(B) DigiD-balie buitenland: Beschikbaar in diverse wereldsteden, waaronder Londen, Parijs, Berlijn, New York, Hong Kong en Sydney.

(C) DigiD-balie Nederland: Indien u toch in Nederland bent, kunt u terecht bij diverse gemeentebalies (o.a. Schiphol, Den Haag, Rotterdam).

Na ontvangst van de activeringscode kunt u uw DigiD direct activeren en heeft u toegang tot het UBO-register.

Juridische assistentie

Het ontbreken van DigiD hoeft geen belemmering te zijn voor uw compliance. Of u nu kiest voor de snelle route via de bevestigingsbrief of het traject van de RNI-registratie: het is van belang dat u grip houdt op uw UBO-gegevens.

Heeft u hulp nodig bij het opvragen van de bevestigingsbrief of het verstrekken van een volmacht? De specialisten van Fruytier Lawyers in Business staan voor u klaar. Neem gerust contact met ons op.