Openstaande vakantiedagen
Januari is alweer bijna om en de chocolade paaseitjes liggen al in de schappen. We herinneren werkgevers er daarom maar weer een aan dat zij hun medewerkers moeten aansporen opgebouwde vakantiedagen uit 2025 nog voor 1 juli 2026 op te nemen. Pak je dit als werkgever te laat of te vrijblijvend aan, dan loop je het risico’s dat openstaande vakantiedagen niet vervallen en bij uitdiensttreding moeten worden uitbetaald.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, hoe zit het ook al weer?
In de kern werkt het zo. Werknemers bouwen ieder jaar wettelijke vakantiedagen op ter hoogte van vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Werkt iemand 40 uur per week, dan gaat het dus om 160 uur per jaar, oftewel 20 dagen. Deze wettelijke vakantiedagen kennen een vervaltermijn: ze vervallen zes maanden na afloop van het opbouwjaar. Concreet betekent dit dat de wettelijke vakantiedagen die in 2025 zijn opgebouwd, per 1 juli 2026 vervallen. Let op: als een werknemer aantoonbaar niet in staat was om vakantie op te nemen vóór die datum, bijvoorbeeld door (langdurige) ziekte, geldt die korte vervaltermijn niet.
Naast wettelijke dagen bieden veel werkgevers extra verlof: de bovenwettelijke vakantiedagen. Dit extra verlof is geen wettelijk recht, maar volgt uit de arbeidsovereenkomst, personeelshandboek of cao. Voor bovenwettelijke dagen geldt geen vervaltermijn van zes maanden, maar een verjaringstermijn van vijf jaar na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd.
Vervaltermijn en verjaringstermijn vakantiedagen
De vervaltermijn en verjaringstermijn moet voor de werknemer bij aanvang van het dienstverband kenbaar zijn. Het liefst staan deze zelfs in de arbeidsovereenkomst. Maar let op, belangrijk is dat je als werkgever niet achterover kunt leunen. Uit Europese rechtspraak volgt dat vakantiedagen pas daadwerkelijk vervallen of verjaren als de werkgever zijn werknemer actief, duidelijk en tijdig informeert dat dagen (bijna) verloren gaan én de werknemer ook daadwerkelijk de gelegenheid geeft om vakantie op te nemen. Doe je dat niet, dan kunnen wettelijke vakantiedagen blijven doorlopen. De consequentie is praktisch en kostbaar: bij beëindiging van het dienstverband kan de werknemer het opgebouwde verlof alsnog laten uitbetalen, ook als dat verlof in jouw administratie al “vervallen” leek.
Informeer werknemers vroeg
Concreet betekent dit dat werkgevers dus nu hun werknemers met een openstaande vakantiedagen moeten informeren over hun saldo, hen moet aansporen om de dagen tijdig op te nemen en hen te wijzen op de vervaldatum. Wacht in elk geval niet tot juni want een werknemer moet voldoende tijd moet hebben om vakantie te plannen en op te nemen. Informeer iedere werknemer persoonlijk en concreet: noem het aantal resterende wettelijke uren/dagen, noem expliciet de vervaldatum 1 juli 2026, en leg uit wat er van de werknemer wordt verwacht: namelijk tijdig aanvragen en opnemen. Leg daarna dezelfde boodschap schriftelijk vast, bijvoorbeeld per e-mail of via het HR-systeem, en zorg dat je kunt bewijzen dat de werknemer het bericht heeft ontvangen.
Oplossing voor verlofstuwmeer
Vooral in sectoren van arbeidskrapte willen werknemers nogal eens veel werken zonder vakantie op te nemen. Maar het is niet aan te raden. Het recht op vakantie is er niet voor niets, werknemers moeten kunnen uitrusten van hun werk en kunnen ontspannen. Dit bevordert de gezondheid van werknemers en is dus ook in het belang van de werkgever. Spoor werknemers dus altijd aan om vakantie op te nemen, en niet alleen her en der een paar dagen, maar vooral ook een langere aaneengesloten periode.
Een oplossing kan ook zijn om een aantal vaste vrije dagen op te leggen, denk aan een periode rond de kerstdagen, of zoals in de bouw, een gedeelte van de zomervakantie.
Een bijzonder creatieve manier om van een verlofstuwmeer af te komen vond pensioenuitvoeringsorganisatie PGGM. Daar is in de nieuwe cao afgesproken dat medewerkers van PGGM verlofuren kunnen schenken aan collega’s die veel mantelzorg verlenen. PGGM verdubbelt vervolgens de geschonken uren en wil daarmee inspelen op de toenemende druk op de zorgsector die steeds meer mantelzorg vraagt.
Vragen
Heb je vragen over openstaande vakantiedagen, de berekening van vakantiedagen of vakantiedagen bij langdurig arbeidsongeschikte werknemers, neem contact op met een van onze arbeidsrecht specialisten.
