Mijn it-implementatie ontspoort, wat kan ik doen? (deel 2)
Het project loopt uit. Deadlines worden “even” opgeschoven. Extra werk wordt oogluikend toegestaan. Niemand pakt het contract er nog bij, want we willen de sfeer goed houden. Herkenbaar? Dit heet ‘projectmatig doormodderen’. Het lijkt vriendelijk, maar het is het grootste risico voor uw onderneming. En de frustratie is vaak al hoog opgelopen voordat er pas bij onze IT-recht advocaten wordt aangeklopt. Daarom publiceren wij vandaag dit tweede deel van het tweeluik omtrent de zorgen rondom it-implementaties.
Lees ook deel 1: Wat moet ik doen om te zorgen dat mijn it-implementatie niet ontspoort? (deel 1)
De kern
Wachten tot het vanzelf goed komt, is geen strategie. Als een project vastloopt, is tijdige juridische en bestuurlijke interventie noodzakelijk. Niet om direct te procederen, maar om via het contract de leverancier weer bij de les te krijgen. Wie pas ingrijpt als de schade niet meer te overzien is, heeft minder opties en een lastiger bewijspositie.
Het gevaar van ‘Doormodderen’
Doormodderen ontstaat wanneer iedereen ziet dat een mijlpaal niet gehaald wordt, maar men doorwerkt zonder formele keuzes. Het gevolg:
- Mijlpalen en testmomenten verschuiven ongemerkt.
- Het budget raakt op, maar het systeem is niet af.
- Het oude systeem moet noodgedwongen in de lucht blijven (dubbele kosten).
Zonder heldere afspraken over opschorting betaalt u vaak vrolijk door voor consultants en licenties, terwijl het resultaat uitblijft.
Gebruik het contract als dashboard
Het contract is geen document voor in de lade. Zodra de implementatie stroef loopt, moet u het gebruiken als stuurinstrument:
1. Leg afwijkingen vast
Wordt er afgeweken van de scope of planning? Bevestig dit schriftelijk. “We hebben afgesproken dat X nu later komt” is juridisch goud waard als er later discussie ontstaat.
2. Maak gebruik van de governance
Bespreek structurele problemen in de stuurgroep. Laat de notulen de zorgen weerspiegelen.
3. Durf te escaleren
Werkt ‘vriendelijk vragen’ niet meer? Neem formele stappen. Een ingebrekestelling klinkt zwaar, maar is vaak nodig om de vrijblijvendheid eruit te halen. Doe dit proportioneel en met oog voor de relatie, maar wees duidelijk.
4. Pas op met Agile en ‘Best Value’
Bij Agile projecten of Best Value Procurement (BVP) is de valkuil groot om passief te worden (“De leverancier is de expert, die lost het wel op”). Blijf sturen. Als opdrachtgever heeft u een waarschuwingsplicht als u ziet dat het misgaat. Stilzitten kan u later worden verweten.
Wanneer moet u echt aan de noodrem trekken?
Veelvoorkomende pijnpunten die vragen om actie zijn:
- Integratieproblemen die worden weggewuifd.
- Structureel onvoldoende deskundige consultants.
- Discussie over wat ‘meerwerk’ is en wat bij de prijs inbegrepen zat.
Veelgestelde vragen
Wat is het grootste juridische risico bij “doormodderen”?
Dat afwijkingen niet worden vastgelegd. Hierdoor wordt onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Als het project uiteindelijk klapt, mist u het bewijs om schade te verhalen.
Hoe voorkom ik discussie over meerwerk?
Door terug te grijpen op de scope en de change request-procedure. Is er geen getekend wijzigingsverzoek? Dan is het uitgangspunt vaak: geen betaling.
Wat doe ik als de leverancier onvoldoende deskundig personeel inzet?
Documenteer de tekortkomingen en fouten. Bespreek dit formeel in de governance. Blijft verbetering uit? Stel de leverancier in gebreke en eis vervanging conform de kwaliteitseisen in het contract.
Kan ik betalingen opschorten als het project niet loopt?
Vaak wel, en dat is een krachtig middel. Er moet wel sprake zijn van een tekortkoming die de opschorting rechtvaardigt. Doe dit altijd in overleg met een jurist om te voorkomen dat u zelf contractbreuk pleegt.
Is procederen over een mislukte implementatie kansrijk?
Dat verschilt per dossier. Procedures zijn kostbaar en tijdrovend. In de praktijk levert tijdige bijsturing en dossieropbouw (preventie) bijna altijd meer op dan een rechtszaak achteraf.
Wat is een exit-regeling en waarom is die nu belangrijk?
Als u moet stoppen, wilt u door kunnen pakken met een andere partij. Een exit-regeling dwingt de oude leverancier om mee te werken aan de overdracht, zodat uw bedrijfsvoering niet stilvalt.
Advies
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Onze ICT-recht advocaten staan klaar om u te adviseren! Neem contact op met een van ons via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek.
