Gebonden door een medewerker in cc? Wat u moet weten over vertegenwoordigingsbevoegdheid bij de BV.

Rechtspersonen bestaan alleen “op papier”. In het economisch verkeer wordt een BV daarom (uiteindelijk) altijd vertegenwoordigd door mensen: bestuurders, medewerkers of andere gemachtigden. Voor de BV geldt als hoofdregel dat bestuurders onbeperkt en onvoorwaardelijk bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, voor zover de wet of de statuten van de BV geen beperkingen geven. Een bestuurder kan dus in beginsel namens de vennootschap overeenkomsten sluiten, zonder dat voor elke transactie een aparte volmacht nodig is.

Die vertegenwoordigingsbevoegdheid is in de praktijk niet altijd onbeperkt. Het Burgerlijk Wetboek kent een aantal uitzonderingen waarbij de BV zich op het standpunt kan stellen dat een rechtshandeling haar niet bindt of vernietigbaar is. Een voorbeeld is de zogenoemde doeloverschrijding: als een transactie het statutaire doel van de vennootschap kennelijk te buiten gaat en de wederpartij dat wist of had moeten begrijpen, kan de BV de overeenkomst aantasten.

Daarnaast kunnen de statuten regelen wie de BV mag vertegenwoordigen en of meerdere personen samen moeten tekenen. Vaak staat daarin dat de vennootschap alleen rechtsgeldig wordt vertegenwoordigd door twee of meer gezamenlijk handelende bestuurders, of door een bestuurder samen met een andere aangewezen functionaris. Zulke vertegenwoordigingsregels krijgen pas werking tegenover derden als zij in het handelsregister zijn ingeschreven. Zolang die inschrijving ontbreekt, mag een te goeder trouw handelende wederpartij er in beginsel van uitgaan dat iedere bestuurder zelfstandig bevoegd is.

Interne instructies (bijvoorbeeld een maximumbedrag per bestuurder) werken in beginsel alleen intern: de BV is tegenover derden dan toch gebonden, maar de bestuurder kan daar intern op worden aangesproken voor eventuele schade.

Naast bestuurders kunnen ook anderen de rechtspersoon rechtsgeldig binden. Dat kan via een volmacht, door bekrachtiging achteraf of doordat de rechtspersoon zelf de schijn wekt dat iemand bevoegd is (schijn van volmacht). In dat laatste geval kan de rechtspersoon zich tegenover de wederpartij in beginsel niet beroepen op onbevoegdheid.

Praktijkvoorbeeld: de zaak Mollie / Phonemarket

Mollie B.V. (“Mollie”) exploiteert een online betaalplatform en faciliteert verschillende betaalmethodes voor webshops. Phonemarket.nl B.V. (“Phonemarket”) dreef een internetwinkel in mobiele telefoons en consumentenelektronica. Tussen partijen gold sinds 2017 een gebruikersovereenkomst op grond waarvan Mollie betaaldiensten leverde en Phonemarket een fee betaalde.

Er ontstond een conflict over chargebacks ter hoogte van € 6.213,90. Mollie was bereid dit bedrag als handreiking te vergoeden, maar wilde daar een vaststellingsovereenkomst (“VSO”) voor terug met onder meer:

1. Een commitment van twee jaar;
2. Een minimum factuurbedrag van € 2.725 per maand, los van de omzet;
3. Uitsluiting van toekomstige chargeback‑claims.

Mollie stuurde haar voorstel per e‑mail aan de indirect bestuurder [persoon A], met de juridisch adviseur in cc. [persoon A] stuurde dit voorstel door naar medewerker [persoon C]. Vanaf dat moment voerde [persoon C] de e‑mailonderhandelingen, zoals [persoon C] zelf aangaf “in opdracht van [persoon A]”, terwijl [persoon A] en de jurist steeds in cc stonden en niet ingrepen.

De VSO werd vervolgens via DocuSign ondertekend teruggestuurd. In het ondertekeningsbewijs staat dat [persoon A] digitaal heeft getekend vanaf zijn e‑mailadres. Later stelde Phonemarket dat niet [persoon A], maar [persoon C] had getekend, dat [persoon C] onbevoegd was en dat Mollie daarvan op de hoogte was.

Phonemarket betaalde slechts één maand de fee en stopte vervolgens. Kort daarop werden de activiteiten, de handelsnaam “Phonemarket” en de domeinnaam overgedragen aan zustervennootschap NH Products B.V. voor een relatief laag bedrag. Phonemarket liet aan Mollie weten de VSO niet na te komen wegens gebrek aan omzet, zonder de inhoud van de afspraken te betwisten. Mollie vorderde daarop nakoming van de VSO én aansprakelijkheid van NH Products, de holding en [persoon A] persoonlijk.

Digitale handtekening: wat geldt juridisch gezien?

De rechtbank kwalificeert de VSO als een onderhands elektronisch document. Omdat het document via DocuSign als PDF duurzaam kan worden opgeslagen en ongewijzigd kan worden geraadpleegd, kan het een onderhandse akte zijn. De VSO is ondertekend met een “gewone” elektronische handtekening.

Op grond van de wet kan een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen hebben als een geschreven handtekening, mits de gebruikte methode in de gegeven omstandigheden voldoende betrouwbaar is. Gezien de langdurige relatie tussen partijen, eerdere overeenkomsten en de vastgelegde e‑mailonderhandelingen achtte de rechtbank DocuSign in dit geval betrouwbaar. De VSO kwalificeert daarom als onderhandse akte.

Daarmee is de discussie niet klaar. Phonemarket ontkent stellig dat de handtekening onder de VSO van [persoon A] is. In dat geval levert een onderhandse akte waarvan de ondertekening stellig wordt ontkend geen (dwingend) bewijs zolang niet is bewezen van wie de ondertekening afkomstig is. De bewijslast voor de echtheid van de elektronische handtekening rust dan op de partij die zich op de akte beroept – hier: Mollie.

In deze zaak komt de rechtbank niet toe aan de vraag wie precies heeft getekend. Zij heeft de uitkomst namelijk al kunnen baseren op de e‑mailcorrespondentie en de daaruit blijkende afspraken, los van de digitale handtekening.

Belangrijk voor ondernemers: een digitale handtekening via een platform als DocuSign kan een sterke bewijspositie opleveren, maar als de wederpartij gemotiveerd betwist dat de juiste persoon heeft getekend, moet u kunnen aantonen wie daadwerkelijk heeft ondertekend.

Schijn van volmacht: gebonden door de medewerker in cc

De rechtbank keek vervolgens naar de vraag of, los van de VSO, een afspraak over het minimum factuurbedrag tot stand is gekomen. Volgens Mollie is afgesproken dat Phonemarket gedurende 24 maanden een minimum fee van € 2.725 per maand zou betalen, ongeacht de omzet. Die afspraak blijkt duidelijk uit de e‑mails.

Cruciaal is dat deze e‑mails afkomstig zijn van [persoon C] en niet van [persoon A]. Toch vindt de rechtbank dat Phonemarket dit niet aan Mollie kan tegenwerpen. Mollie mocht erop vertrouwen dat [persoon C] over een volmacht beschikte om Phonemarket te vertegenwoordigen. Daarbij weegt de rechtbank onder meer mee dat:

1. [Persoon A] het voorstel van Mollie zelf heeft doorgestuurd naar [persoon C];
2. [Persoon C] in de e‑mail aangeeft dat hij “in opdracht van [persoon A]” handelt;
3. [Persoon A] en de jurist steeds in cc staan en nergens ingrijpen;
4. Phonemarket in latere e‑mails aangeeft niet te zullen betalen wegens gebrek aan omzet, zonder de gemaakte afspraken of de bevoegdheid van [persoon C] te betwisten.

De enkele omstandigheid dat een bevoegd persoon in de cc staat, is op zichzelf niet altijd voldoende om schijn van volmacht aan te nemen. In dit geval gaat het om de combinatie van actief doorsturen, handelen “in opdracht van” de bestuurder, stilzwijgend toekijken en het later niet betwisten van de afspraken. Onder die omstandigheden mocht Mollie erop vertrouwen dat [persoon C] bevoegd was en is Phonemarket aan de afspraak gebonden.

Voor bestuurders is de les: als u belangrijke voorstellen doorstuurt naar een medewerker en vervolgens toeziet hoe die medewerker namens u onderhandelt zonder in te grijpen, kan uw rechtspersoon daaraan gebonden zijn.

Wat betekent dit voor u als ondernemer?

Enkele concrete lessen:

Controleer niet alleen de tekenbevoegdheid van uw contractspartij, maar ook uw eigen interne afspraken: wie onderhandelt namens uw organisatie en wat communiceert u daarover naar buiten?

Wees alert op e‑mailcorrespondentie waarin medewerkers namens u onderhandelen terwijl u in de cc staat. Stilzwijgende instemming kan mogelijk bijdragen aan schijn van volmacht.

Gebruik digitale handtekeningen (zoals DocuSign) met duidelijke interne procedures, zodat u achteraf kunt aantonen wie daadwerkelijk heeft getekend.

Advies

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Onze advocaten staan klaar om u te adviseren! Neem contact op met een van onze advocaten via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek. Wij denken graag met u mee.