Wat moet ik doen om te zorgen dat mijn it-implementatie niet ontspoort? (deel 1)
Een software- of ERP-implementatie moet uw onderneming versnellen, maar eindigt in de praktijk vaak in projectstress en kostenoverschrijdingen. Zelden komt dit door één grote fout; vaker is het een optelsom van onduidelijke verwachtingen aan de start. De onduidelijke verwachtingen zijn een belangrijke rode draad die wij terug zien door de vele zaken heen van onze klanten. Vandaag lanceren wij deel één van een tweeluik omtrent de zorgen rondom it-implementaties.
Lees ook deel 2: Mijn it-implementatie ontspoort, wat kan ik doen?
De kern
Een succesvolle IT-implementatie begint niet bij de eerste workshop, maar bij de contractfase. Wie vooraf investeert in een heldere scope, harde acceptatiecriteria en een duidelijke ‘exit’, voorkomt dat hij later met de rug tegen de muur staat. Juridische regie aan de voorkant is geen wantrouwen, maar de basis voor een gezonde samenwerking.
Waarom het vaak misgaat: verwachtingenmanagement
Opdrachtgevers en leveranciers starten vaak met een andere bril op. De leverancier leunt op methodieken en standaardcontracten. U als opdrachtgever zoekt voorspelbaarheid: een vaste prijs en een werkend systeem. Zolang alles goed gaat, is er geen probleem. Maar zodra de eerste tegenvaller zich aandient, blijkt vaak dat de basisafspraken te vaag zijn.
6 Concrete stappen om ontsporing te voorkomen
Om de regie te houden, moet u in de offerte- en contractfase de volgende punten dichttimmeren:
- Duidelijke scope en ‘Change Control’
Leg exact vast wat er geleverd wordt (modules, koppelingen, migratie). Maar nog belangrijker: spreek af hoe u omgaat met wijzigingen. Een strakke change request-procedure voorkomt dat ‘meerwerk’ een bodemloze put wordt.
- Meetbare mijlpalen en acceptatie
Wanneer is een fase af? “Als het werkt” is juridisch te vaag. Definieer functionele acceptatiecriteria, performance-eisen en security-standaarden. Koppel hier hersteltermijnen aan.
- Governance: wie beslist?
Een stuurgroep is geen theekransje. Leg vast wie welk mandaat heeft en hoe de escalatielijnen lopen. Dit voorkomt dat besluiten blijven hangen.
- Betalen voor resultaat
Koppel betalingen aan aantoonbare oplevering en acceptatie. Betaal niet blind vooruit voor licenties van software die nog niet werkt.
- Denk na over het doemscenario (Exit)
Het klinkt ongezellig, maar regel de scheiding voordat u trouwt. Zorg voor afspraken over dataportabiliteit, overdracht van documentatie en migratiehulp voor als u toch uit elkaar moet.
- Aansprakelijkheid en risico
Check of de aansprakelijkheidsbeperkingen van de leverancier in verhouding staan tot uw bedrijfsrisico. Past de standaard ‘cap’ wel bij de impact die een falend systeem op uw proces heeft?
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik een ICT-advocaat inschakelen?
Idealiter in het voortraject (offerte, scope, contract). Wacht niet tot de eerste grote escalatie; dan zijn de spelregels al bepaald.
Zijn fatale termijnen (zoals go-live) verstandig om op te nemen?
Ja, maar alleen als ook is geregeld wat de gevolgen zijn bij overschrijding (zoals opschorting, een herstelplan of een boete). Een datum zonder consequentie is slechts een wens.
Wat moet er minimaal in acceptatiecriteria staan?
Wat u test, hoe u test, wanneer iets is goedgekeurd of afgekeurd, en binnen welke termijnen herstel en her-test plaatsvinden.
Agile werken: heb ik dan nog een ‘vast’ contract nodig?
Ja. U legt bij Agile niet de exacte eindoplossing vast, maar u móét afspraken hebben over governance, prioritering, budgetkaders en de ‘definition of done’. Anders wordt Agile een vrijbrief voor vrijblijvendheid.
Advies
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Onze ICT-recht advocaten staan klaar om u te adviseren! Neem contact op met een van ons via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek.
