Het project loopt uit. Deadlines worden “even” opgeschoven. Extra werk wordt oogluikend toegestaan. Niemand pakt het contract er nog bij, want we willen de sfeer goed houden. Herkenbaar? Dit heet ‘projectmatig doormodderen’. Het lijkt vriendelijk, maar het is het grootste risico voor uw onderneming. En de frustratie is vaak al hoog opgelopen voordat er pas bij onze IT-recht advocaten wordt aangeklopt. Daarom publiceren wij vandaag dit tweede deel van het tweeluik omtrent de zorgen rondom it-implementaties.

Lees ook deel 1: Wat moet ik doen om te zorgen dat mijn it-implementatie niet ontspoort?

De kern

Wachten tot het vanzelf goed komt, is geen strategie. Als een project vastloopt, is tijdige juridische en bestuurlijke interventie noodzakelijk. Niet om direct te procederen, maar om via het contract de leverancier weer bij de les te krijgen. Wie pas ingrijpt als de schade niet meer te overzien is, heeft minder opties en een lastiger bewijspositie.

Het gevaar van ‘Doormodderen’

Doormodderen ontstaat wanneer iedereen ziet dat een mijlpaal niet gehaald wordt, maar men doorwerkt zonder formele keuzes. Het gevolg:

Mijlpalen en testmomenten verschuiven ongemerkt.
Het budget raakt op, maar het systeem is niet af.
Het oude systeem moet noodgedwongen in de lucht blijven (dubbele kosten).

Zonder heldere afspraken over opschorting betaalt u vaak vrolijk door voor consultants en licenties, terwijl het resultaat uitblijft.

Gebruik het contract als dashboard

Het contract is geen document voor in de lade. Zodra de implementatie stroef loopt, moet u het gebruiken als stuurinstrument:

1. Leg afwijkingen vast

Wordt er afgeweken van de scope of planning? Bevestig dit schriftelijk. “We hebben afgesproken dat X nu later komt” is juridisch goud waard als er later discussie ontstaat.

2. Maak gebruik van de governance

Bespreek structurele problemen in de stuurgroep. Laat de notulen de zorgen weerspiegelen.

3. Durf te escaleren

Werkt ‘vriendelijk vragen’ niet meer? Neem formele stappen. Een ingebrekestelling klinkt zwaar, maar is vaak nodig om de vrijblijvendheid eruit te halen. Doe dit proportioneel en met oog voor de relatie, maar wees duidelijk.

4. Pas op met Agile en ‘Best Value’

Bij Agile projecten of Best Value Procurement (BVP) is de valkuil groot om passief te worden (“De leverancier is de expert, die lost het wel op”). Blijf sturen. Als opdrachtgever heeft u een waarschuwingsplicht als u ziet dat het misgaat. Stilzitten kan u later worden verweten.

Wanneer moet u echt aan de noodrem trekken?

Veelvoorkomende pijnpunten die vragen om actie zijn:

Integratieproblemen die worden weggewuifd.
Structureel onvoldoende deskundige consultants.
Discussie over wat ‘meerwerk’ is en wat bij de prijs inbegrepen zat.

Veelgestelde vragen

Wat is het grootste juridische risico bij “doormodderen”?

Dat afwijkingen niet worden vastgelegd. Hierdoor wordt onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Als het project uiteindelijk klapt, mist u het bewijs om schade te verhalen.

Hoe voorkom ik discussie over meerwerk?

Door terug te grijpen op de scope en de change request-procedure. Is er geen getekend wijzigingsverzoek? Dan is het uitgangspunt vaak: geen betaling.

Wat doe ik als de leverancier onvoldoende deskundig personeel inzet?

Documenteer de tekortkomingen en fouten. Bespreek dit formeel in de governance. Blijft verbetering uit? Stel de leverancier in gebreke en eis vervanging conform de kwaliteitseisen in het contract.

Kan ik betalingen opschorten als het project niet loopt?

Vaak wel, en dat is een krachtig middel. Er moet wel sprake zijn van een tekortkoming die de opschorting rechtvaardigt. Doe dit altijd in overleg met een jurist om te voorkomen dat u zelf contractbreuk pleegt.

Is procederen over een mislukte implementatie kansrijk?

Dat verschilt per dossier. Procedures zijn kostbaar en tijdrovend. In de praktijk levert tijdige bijsturing en dossieropbouw (preventie) bijna altijd meer op dan een rechtszaak achteraf.

Wat is een exit-regeling en waarom is die nu belangrijk?

Als u moet stoppen, wilt u door kunnen pakken met een andere partij. Een exit-regeling dwingt de oude leverancier om mee te werken aan de overdracht, zodat uw bedrijfsvoering niet stilvalt.

Advies

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Onze ICT-recht advocaten staan klaar om u te adviseren! Neem contact op met een van ons via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek.

Companies are posting short videos with popular music en masse. This has led to an increase in claims and enforcement. In the Netherlands, you must arrange music rights in advance for promotional videos. Failure to do so constitutes infringement. There is no American “fair use” exception in the Netherlands. So don’t assume there are any grey areas. In addition, licensing well-known music is expensive and even more so internationally. Clearing rights is often complex.

Why this is an issue now

In the US and increasingly in Europe, companies are being held accountable for the unlawful use of music on websites and social media. Specialised agencies and tools actively track down infringements. Settlements are common and can be costly.

What does this mean for you legally?

You need permission/a licence before publication as soon as you use music or fragments (including sports images) for business/marketing purposes. Clear both the composition rights (authors) and the master rights (recording). Without both, you are at risk. In the Netherlands, there is no automatic exemption for news/education/commentary.

Costs and risks in practice

In the Netherlands, a licence for a well-known track in a commercial can cost tens of thousands of pounds. International use is much more expensive. Clearing rights is complex: a single hit can involve many rights holders. One “no” can block or delay your campaign.

Claims are more often settled out of court, but the preparation costs (inventory, advice, negotiations) and the settlement amount are substantial.

What you need to arrange (step-by-step plan)

Inventory the use

Which music/fragments? In which videos/channels (website, socials, paid ads)? Which countries and for how long?

Choose music with manageable rights

Consider library/stock music with clear commercial licences or your own production to reduce costs and risks.

Arrange the correct licences in advance

Clear composition and master. Record in writing: title/version, intended use (campaign/format), duration, territory, media/channels (organic/paid), exclusivity, and permitted edits. Also minimise complexity: limit the number of rights holders where possible (less risk of a blockage).

Secure the rights chain and evidence

Request licence statements and store them centrally (with contracts, invoices, emails). Ensure that marketing and legal departments have access to them.

Make agreements with agencies and creators

Record purchasing conditions: who arranges which rights, what is “deliverable”, indemnities, and what happens in the event of claims?

Set up an internal “pre-flight”

A fixed check before publication: are all licences in place? Appoint a person responsible (rights check) and work with a short checklist.

Budget realistically

Reserve budget for music licences (higher for international campaigns). Allow time for clearing.

If things do go wrong (act quickly)

Remove or replace the audio/video immediately to limit damage.
Take stock of actual usage: periods, channels, countries, paid/organic reach.
Proactively approach rights holders; be prepared to reach a reasonable settlement. Engage an IP solicitor where necessary.
Carefully record agreements and payments and update your internal working methods to prevent recurrence.

Short checklist (save with your team)

For each video: composition and master rights arranged and recorded in writing
Term, territory, media/channels and edits clearly stated in the licence
Proof of rights stored centrally and accessible
Agency/creator contracts with clear division of tasks and indemnities
Pre-flight check by designated responsible person
Alternative available (stock/own music) if clearing stalls
Contingency plan (removal, inventory, contact, settlement)

Finally

Ensure that rights are correct in advance, choose music that is easier to clear if possible, and act quickly and constructively if something goes wrong. With a clear workflow and agreements, you can avoid stalled campaigns, claims and additional costs. Use an IP lawyer.

Questions?

Do you have any questions about this article? Please contact one of our solicitors by email, telephone or fill in the contact form for a no-obligation initial consultation. We are happy to assist you.